Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Formannskapet 12.03.2015 - PS 22/15 Kommunereform - organisering

Saksbehandler: Jostein Grimstad

Arkivref : 2014/8125 - /

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Formannskapet 12.03.2015 22/15

 

Rådmannens forslag til vedtak:

  1. Beskrivelse av arbeidet med kommunereformen tas til orientering
  2. Utredningsarbeidet organiseres etter forenklet prosjekttilnærming med rådmannen som prosjekt- og prosessansvarlig.
  3. Som lokal styringsgruppe oppnevnes:
    - Formannskapets medlemmer.
    - Gruppeledere for partier som ikke har plass i formannskapet.
    - Arbeidstakerorganisasjonene med lik representasjon som i administrasjonsutvalget.
    - To representanter utnevnt fra ungdomsrådet
     
    Styringsgruppen kan utvides etter behovsvurdering til det enkelte møte..  
     

Vedlegg:
PS 93/14, kommunestyret 8. desember 2014

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen. 

Saksopplysninger:
I formannskapets møte 16. oktober 2014 ble status for kommunereformen diskutert, med konklusjon at rådmannen skulle utarbeide et prosessnotat som diskusjon i lokal politisk arbeidsgruppe. Denne gruppen ble oppnevnt i samme møte, og består av formannskapets medlemmer og gruppelederne for SV og V. Gruppen har ingen formell rolle i den politiske (beslutnings)prosessen, men er en diskusjonsarena og en forberedende arena.

Videre vedtok kommunestyret i sak om utredningsalternativer, PS 93/14 8.desember 2014, blant annet følgende punkt:
"Rådmann bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid."

Dette arbeidet ble startet på nyåret, og innbefatter blant annet et møte med rådmenn i kommunene i søndre del av fylket 30. januar. I dette møtet ble organisering og tidsakser forsøkt avstemt, slik at kommunene arbeider mest mulig parallelt – uavhengig av felles utredninger eller ikke. Likedan ble det besluttet å utarbeide faktagrunnlag i fellesskap, med ressurser på tvers av kommunegrensene. Likedan ble det enighet om at en mest mulig lik organisering var å foretrekke.

Ikke alle, men de fleste, av kommunene som er omtalt i kommunestyrets retningsvalg (PS 93/14) har gjort vedtak om utredningsretninger. Det er altså nå først i månedsskiftet februar/mars at grunnlaget for arbeidet har falt på plass.

I prosjektledersamling hos Fylkesmannen i Nord-Trøndelag 20. januar ble det etterspurt en felles betenkning omkring temaet rådgivende folkeavstemming. Denne er enda ikke mottatt, men når den kommer vil den ikke vise kontroversielle momenter. Betenkningen vil bli brukt som grunnlag for utkvittering av kommunestyrets oppdrag om utredning av folkeavstemming i reformarbeidet, jf punkt 10 i PS 93/14. I samme møte ble det også etterspurt en minimumsmal for utredninger, som hjelp til å fokusere på de mest betydningsfulle momenter. Denne er heller ikke mottatt enda.

Presentasjonene fra samlingen finnes for øvrig på fylkesmannens sider.
Fylkesmannen har også laget en oversikt over status for kommunereformen i fylket pr 12.02.

Vurdering:

Organisering:
Temaet ble diskutert uten saksforberedte dokumenter i formannskapets møte 26. februar etter spørsmål fra rådmannen. Når arbeidet nå etter hvert går over fra kunnskapsdannelse til utredningsfase trengs en form for styringsgruppe som arena for fortløpende diskusjon og vurderinger. Rådmannen selv vil være prosessansvarlig, og styringsgruppen vil være den gruppen som diskuterer tema og fremdrift i reformarbeidet.

Lokal politisk arbeidsgruppe ble etablert i oktober 2014, bestående av formannskapets medlemmer og gruppelederne for de to partiene som ikke har plass i formannskapet. Denne gruppen har funnet sin form – og har hatt sin tid i den forberedende fasen – og kan nå utvikles til styringsgruppe for prosessen. Da bør den utvides for å ivareta de brede perspektivene utredningene krever. Rådmannen foreslår derfor at det etableres en styringsgruppe bestående av:

  • Formannskapets medlemmer.
  • Gruppeledere for partier som ikke har plass i formannskapet.
  • Arbeidstakerorganisasjonene med lik representasjon som i administrasjonsutvalget.
  • To representanter utnevnt fra ungdomsrådet.
     

Arbeidstakerorganisasjonen sikrer med dette å bygge samme kunnskap som folkevalgte til behandling i senere formelle fora, men må også skape arenaer for å formidle til de fagorganisasjoner som ikke har plass i administrasjonsutvalget. Rådmannen foreslår denne tilknytningen til prosessen for fagorganisasjonene på grunn av at administrasjonsutvalget er et relevant utvalg for saken, samt at dette er oppnevnt i tråd med regler i Kommunelovens §25.

Representanter fra ungdomsrådet, eller oppnevnt av ungdomsrådet, vil være svært nyttige deltakere i styringsgruppen. Både for å bidra med ungdommens stemme i gruppen, men også som partner i arbeidet med å engasjere ungdom i reformarbeidet. Ungt entreprenørskap har utarbeidet en modell for involvering av ungdom, og denne vil bli vurdert for bruk i Verdal også.

Samlet blir dette en gruppe på 17 personer (antallet kan endre seg etter kommunevalget, som følge av endringer i formannskapets sammensetting, men prinsippet består). Til grunn for organiseringen ligger PLP-metoden, som er en fast form for prosjektorganisering, men med tilpasning for fleksibilitet i denne saken.

Ytterligere må det være rom for å utvide gruppen ved behov. For eksempel kan det være helt naturlig å inkludere representant fra Verdal næringsforum på noen møter.

Begreps- og rolleavklaring

  • Styringsgruppe.
    Gruppen har ingen formell rolle i den politiske (beslutnings)prosessen. Hovedfunksjonen er å etterse at arbeidet følger mandat og framdrift, samt å være en diskusjonsarena og en forberedende arena (jf PLP-metodikk). Gruppens møter legges i hovedsak i tilknytning til formannskapets ordinære møter. Ordfører er gruppens ordstyrer. Sekretariatsfunksjon og samhandling med administrasjonen ivaretas som for formannskapet, og det føres referat fra gruppens møter.
  • Formannskapet.
    Det er ingen endring i de formelle rollene for «saken» kommunereform. Saker knyttet til kommunereform behandles på ordinær måte basert på saksutredninger, med tilhørende protokollførsel.
  • Administrasjonsutvalget.
    Tema som krever formell behandling i administrasjonsutvalget behandles som ordinær sak i utvalget.
     

Saksflyt
I og med at det opprettes slik styringsgruppe vil saksgang for saker knyttet til kommunereformen i de fleste tilfeller bli avvikende fra standard løp.

Typisk vil notatformen bli brukt som grunnlag for styringsgruppens møter, før formelle saksutredninger lages i tema hvor folkevalgt behandling er aktuelt.

Saker til formelle politiske utvalg knyttet til kommunereformen følger naturlig nok alminnelig prosedyre, hvor rådmannen lager saksframstilling og innstilling/forslag til vedtak.

Framdrift: 
Skissen under viser en grov framdrift, avstemt for kommunene i søndre del av fylket.

framdriftsskisse kommunereform 

Utredningsperioden vil i praksis være fram til påsken 2016, slik at de politiske beslutningsprosessene har tid fram til juni.

En mer detaljert framdriftsplan blir utarbeidet til styringsgruppen. Det samme vil rådmannen gjøre med hensyn til mandat for arbeidet.

Rådmannsgruppen i søndre del av fylket vil møtes noe jevnlig gjennom prosessen for å avstemme arbeidet og dele med hverandre mht prosess og framdrift. I møte 5. mars vil rådmenn kunne identifisere tydelig hvilke sammenfallende utredningsvedtak den enkelte kommune har gjort.

Styringsgruppen vil få framlagt en samlet oversikt over status i sitt første møte, som en bør ta sikte på å få til allerede 26. mars.

 

      Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 09.03.2015 09:38
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Johannes Bruns gate 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: 74 04 82 02 E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 Åpningstid: sentralbord 08:00-15:30 Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS