Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Formannskapet 18.01.18- PS 3/18 Operasjonalisering av budsjettvedtak

Saksbehandler : Jostein Grimstad

Arkivref : 2018/4891 - /

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Administrasjonsutvalg    
Formannskapet 18.01.2018 3/18
Kommunestyret    

 

Rådmannens innstilling:

  1. Kommunestyret slutter seg til at intensjonen med mulighetsstudie inntas i de ordinære styringsprosessene som beskrevet.
  2. Samlet inntekt for eiendomsskatt økes med kr 0,5 mill. som følge av økning i antall objekter, og sikrer ivaretakelse av arbeidsgiveransvar som beskrevet i saken etter oppløsningen av Innherred samkommune.
  3. Kommunestyret vedtar følgende budsjettreduksjoner for 2018 for å starte operasjonaliseringen av reduksjonsbeløp i PS 108/17:
  4. Rådmannen spesifiserer budsjettjusteringen på ansvar, funksjon og art i tråd med kommunestyrets vedtak.
  5. Rådmannen kan fortsette med bygningsmessige omgjøringer i rådhuset for å øke kapasiteten og samlokalisere og samordne ressursene innen arkiv og servicetjenester, samt etablere publikumsmottak og sikkerhetsforbedringer.
     

Vedlegg:
Protokoll fra PS 108/17, kommunestyret 11. desember 2017 
 
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 
Budsjett 2018 og Økonomiplan 2018 – 2021 Verdal kommune.

Saksopplysninger:
Kommunestyret behandlet 11. desember 2017 (PS 108/17) formannskapets innstilling til budsjett for 2018 og økonomiplan for årene 2018 – 2021. Protokoll følger som vedlegg.

Det fremgår av protokollen at det er 29 punkter i vedtaket, i tillegg til to oversendelsesforslag. Denne saken til folkevalgte organ i januar omhandler ikke helheten i vedtaket, men det er viktig at nedtaket av rammebevilgning blir konkretisert så tidlig som mulig i året, slik at organisasjonen kan innordne seg og få lengst mulig virketid.

Kommunestyrets vedtak innebærer reduksjon med forventet årseffekt 10,5 mill kroner. Det må derfor tas tidlige beslutninger, slik at kommunen ikke ender opp med å måtte redusere med tilsvarende årseffekt 21 mill kroner i andre halvår.

I tillegg er det en reservasjon for overføring til §27-samarbeid fra ansatt med rett til stilling i Verdal kommune. Dette må også finansieres, slik at rådmannen arbeider ut fra et endringsbehov på 11 mill kroner for 2018 på årsbasis.

Formelt om budsjett og økonomiplan
Det synes å være litt forskjellige oppfatninger om hva som diskuteres i kommunestyrets behandling av årsbudsjett og økonomiplan. Rådmannen vil derfor bruke anledningen til å klargjøre dette noe også. Kommuneloven §§ 44-47 omhandler spesifikt økonomiplan og årsbudsjett. Det er kommunestyret selv som skal fatte vedtak om økonomiplanen og årsbudsjettet, og begge vedtakene gjøres ut fra innstilling fra formannskapet etter 14 dager alminnelig ettersyn. Lovteksten er tydelig på at det er formannskapet som skal avgi innstilling i disse sakene.

Det er altså formannskapets ansvar at det foreligger innstilling til årsbudsjett og økonomiplan, og det er denne som er til behandling i kommunestyret. Rådmannens opprinnelige saksforelegg i saken har ikke status som innstilling.

Det er også åpent med hensyn til hvilken form dokumentet «Rådmannens forslag til....» skal ha. I likhet med mange kommuner er det i Verdal valgt en løsning hvor rådmannen legger fram et fullstendig og balansert dokument, som omfatter økonomiplanperioden og årsbudsjettet. Slik trenger det ikke være - det kan formannskapet selv gjøre. Denne arbeidsformen vil gi formannskapet et tydelig ansvar og eierskap til budsjettets balanse.

Når det er valgt at rådmannen i Verdal skal legge fram et fullstendig og balansert budsjett- og økonomiplandokument har det vært gjeldende praksis at rådmannen i Verdal har brukt økonomiplanen til å innarbeide politiske vedtak gjennom året, samt bygge på eksisterende økonomiplan. Med det får økonomiplanen og årsbudsjettet den plassen i styringsprosessen at strategier og retninger samles opp. I og med at rådmannen har arbeidet med denne grunnfilosofien har det presumptivt vært liten grunn til å gjøre endringer i økonomiplan og årsbudsjett i den folkevalgte behandlingen – retningene er langt på veg behandlet gjennom året i de organene som har ansvar. Men det er her, som i andre saker, opp til kommunestyret selv å utøve skjønn og foreta politiske avstemminger. Poenget er at det er tydelig formannskapets innstilling som er til diskusjon i kommunestyret.

I fjor, som de siste par årene før det, har rådmannens forslag blitt presentert tidlig i november. I 2017 var presentasjonen 2. november, og den åpne «budsjettspørretimen» for formannskapet og gruppeledere i kommunestyret 9. november, kl 09.00 – 12.30. Denne formen er valgt for at formannskapets skal få godt grunnlag for å lage sin innstilling, som ble gjort 24. november. Møteplanen er lagt opp slik at det da var tilstrekkelig tid til alminnelig ettersyn før kommunestyrets behandling 11. desember. Selve økonomiplanprosessen ble formelt satt i gang ved dialogseminar for formannskapet 16. august 2017.

Vurdering:
«Mulighetsstudie innsparing»

I vedtakets punkt 1 står blant annet:

«Det vises til Steinkjer kommunes budsjettdokument vedlegg 1 «Mulighetsstudie innsparing.» Rådmannen bes legge frem en mulighetsstudie for innsparings- og effektiviseringstiltak for Verdal kommune. Det forutsettes at det foretas en årsverksgjennomgang for hver enkelt enhet. Saken legges frem til politisk behandling og prioritering i løpet av 1. tertial 2018.»

På den ene side kan ikke organisasjonen vente på vedtak i løpet av første tertial for å operasjonalisere de kutt som er nødvendig, da blir det desto mer krevende budsjettreduksjoner gjennom andre halvår. På den annen side kan tilnærmingen settes inn i en planlagt utvikling av økonomistyringsprosessene, herunder formannskapets involvering.

Et av de markante ledelsesprinsipper i Verdal kommune de senere årene har vært å forankre alle prosesser og ansvar sterkt i den etablerte ledelsesstruktur og organisatoriske linjer. En mulighetsstudie parallelt, eller på siden av, disse prosessene er ikke å anbefale når vi over tid har fått etablert styringsperspektivene så godt som vi har i linjen. Dette vises blant annet i form av at virksomhetsledere har styrt sine budsjetter godt, med svært små avvik fra kommunestyrets rammebevilgninger.

Rådmannen vil forsøke å svare opp intensjonen i dette punktet med å gjøre arbeidet i en normalisert prosess, i tråd med årshjulet og de organisatoriske linjer vi har. Ny økonomisjef har tiltrådt stillingen og de to økonomirådgiveren starter i løpet av februar, slik at vi mot slutten av februar har full bemanning. Til tross for at oppbygging av nytt miljø vil kreve noe tid vil rådmannen søke å legge opp en prosess med oppstart i mars. Denne prosessen vil være oppstarten av arbeidet med økonomiplan 2019 – 2022, men også en revidering av nåværende økonomiplan.

I økonomiplandokumentet, innledningsvis i kapittel 4, står følgende:

«En stadig strammere driftsøkonomi betinger at arbeidet med å utvikle tydelige styringsparametre må vektlegges ytterligere i 2018 og årene som kommer. Dette er viktig for å sikre de gode beslutningene og kontinuitet i utviklingsprosesser. Informasjon og kunnskap blir stadig lettere tilgjengelig, men det må prioriteres hvilke parametre som skal bygge opp under den kunnskapsbaserte arbeidsformen organisasjonen må ha.

Aktivitetsnivå og driftsopplegg må justeres videre for å være innenfor økonomiske rammer, og det vil bli nødvendig med vedtak om slike justeringer i folkevalgte organ gjennom 2018.»

Utvelging av styringsparametre bestående over tid betinger kunnskapsbasert tilnærming, som også antas å være formålet med en mulighetsstudie. Formannskapet vil være det sentrale folkevalgte organet for arbeid i slik prosess, og utviklet samhandling mellom administrasjon og formannskap vil gi formannskapet et mye sterkere forhold til sin egen innstilling i kommende økonomiplan og årsbudsjettsak. Rådmannen synes det er positivt at det folkevalgte organet med innstillingsmyndighet i budsjett- og økonomiplansaken blir tidlig og tett involvert i prioriteringsarbeidet og «jakten på kostnadskutt». Dette vil kreve en utvikling av de administrative økonomiplanprosessene, men også en utvikling av det folkevalgte organets prioriteringsevne. Det vil ikke lengre holde med den type dialogseminarer vi har hatt de siste årene, og handlingsrommet (les: intensjonene i mulighetsstudiebegrepet) vil være en hovedsak i for prioriteringsarbeidet i slik prosess.

Med denne vinklingen og arbeidsformen anser også rådmannen at vedtakets punkt 23 kan kvitteres ut i samme prosess.

Inntektssiden
Anslagene på skatt, rammetilskudd og eiendomsskatt er på nytt gjennomgått med oppdaterte tallgrunnlag, bl.a. i KS-modellen for inntektssystemet. Gjennomgangen viser at vi er bra i tråd med de nasjonale prognosene for skatt og rammetilskudd, snarere en liten million over enn for lav. Det er derfor ikke mer å hente på skatt og rammetilskudd. Grunnlaget for eiendomsskatt er også gått gjennom med oppdaterte tall, og rådmannen ser at med de nye objektene som nå kommer inn i skattegrunnlaget kan vi øke eiendomsskatt med kr 0,5 mill., til kr 35,0 mill. Disse midlene sees opp mot arbeidsgiveransvaret kommunen har for å ta imot medarbeider som benyttet seg av reservasjonsrett mot overgang til §27-samarbeid.

Med dette er øvrig reduksjonsbehov relatert direkte til kommunestyrets vedtak om reduksjon med kr 10,5 mill.

Rammereduksjoner i kommunestyrets vedtak
Kommunestyret gjorde følgende vedtak for reduksjon i budsjett 2018 og økonomiplan 2018 -2021 fra formannskapets innstilling:

Oversikt over vedtatte reduksjoner i budsjett / økonomiplan
Kommunestyret har med det vedtatt samlet nedtak av kr 5,5 mill. innen fire ulike ansvarsområder i budsjettet, og kr 5 mill. innen arter i kommunens samlede innkjøpsbudsjett (altså to ulike dimensjoner i kontostrengen). I det ligger en «fare» i at samme midler kan bli redusert to ganger. Hvis for eksempel «125 Kultur» reduserer innkjøp av kontormateriell for å gjennomføre noe av sin del av reduksjonen kan ikke dette tas en gang til ved reduksjon av innkjøpspostene for kontormateriell generelt.

Det enkle retoriske uttrykket at «det er da bare 1% reduksjon» (av 1 milliard), er ikke særlig passende eller godt. Formannskapets innstilling på midler til drift av virksomhetene (fratrukket avsetning på 24 mill kroner til årets lønnsoppgjør) var ca 770 mill kroner. Det er dette beløpet vi skal redusere, og da innenfor mindre og spesifikke deler av virksomheten.

Det ble umiddelbart etter kommunestyrets vedtak igangsatt prosesser for å søke å få opp mulighetsrom for reduksjon, slik at kommunestyret kan begynne å konkretisere og operasjonalisere kuttene. Det blir som nevnt enda mer krevende å finne tilsvarende årsbeløp senere i året, og det er derfor viktig at det blir tatt tidlige beslutninger på så mye som mulig. Det er ikke funnet 10,5 mill. kroner siden budsjettvedtaket, slik at prosessen må gå videre med revidering av økonomiplan og utarbeiding av ny økonomiplan, jf ovenfor.

Rådmannen forsøker gjennomgående å vise mulighetsrom med slik bakgrunnsfarge i teksten, som da kommunestyret kan vurdere og fylle inn som konkretisering i vedtakspunkt 3. Flere av tiltakene er av midlertidig karakter og det er behov for å erstatte med mer varige løsninger gjennom budsjett/økonomiplanprosess nå i 2018

110 Rådmannen, inkl politiske områder og kirker.
I debatten ble begrepet «redusere rådmannen sin pott med fire millioner» brukt. Det er ingen slike potter i budsjettet, alle midler er knyttet til aktivitet. Reduksjon av ansvarsområdet innebærer derfor, i likhet med resten av kommunebudsjettet, at det må gjøres reduksjoner – ikke bare fjerne et pengebeløp. Ansvar 110 består av flere delansvar, se tabellen under. I debatten ble det også slått fast at det ikke var aktuelt å gjøre noe med overføringen «Kirker m.v.». 

Budsjett gruppeansvar 110, rådmann
Ansvarene 1150, 1151, 1152, 1153 favner tjenester som tidligere var i Innherred samkommune, mens ansvar 1110 er det mer tradisjonelle rådmannens fellesområde. Dette favner flere funksjoner:

Budsjettansvar 1110, rådmannens fellesområde
Mye av dette er gjennomgått etter kommunestyrets budsjettbehandling.

Funksjon 1204 Tillitsmannsordningen innebærer ikke aktivitet ut over det lov og avtaleverk tilsier, og kan følgelig ikke reduseres ytterligere.

Funksjon 3250 Tilrettelegging og bistand til næringslivet er med unntak av ca kr 0,1 mill. bundet opp i løpende avtaler med aktører som Proneo, Tindved, Pilgrimssenter, Visit Innherred, Kompetansekraft 2.0.

Rådmannen viser til økonomiplanens kapittel 2 og 3 for den grunnleggende innretningen for økonomiplanen. Prosessen med «Nye Verdal kommune» endte opp med samskapingsfokus og tydelige samfunnstrender og perspektiver kommunen må møte, og organisasjonen med bemanningsplan ble utarbeidet etter dette. Dette har vært tema i formannskapet ved flere anledninger.

I rådmannens arbeid med forslag til økonomiplan er flere av de relevante stillingene allerede prioritert bort i 2018, i og med at det ikke ble funnet rom for disse uten at annen aktivitet måtte reduseres eller fjernes. I opprinnelig bemanningsplan står 37,3 årsverk i ny organisasjon relatert til områder som tidligere var i Innherred samkommune, og i forslag til budsjett og økonomiplan var dette redusert til 32,3. Kommunestyrets medlemmer fikk oversikt over dette i notat oversendt i egen e-post 4. desember 2017.

Samtidig som kommunestyret vedtar reduksjon knyttet til rådmannens ansvarsnummer vedtatt følgende (punkt 24):

«Rekruttering til stillinger som ikke er utlyst/tilsatt som en del av «avvikling av Innherred samkommune» og oppbygging av «Nye Verdal» avventes til mulighetsstudie foreligger.»

Rådmannen kan ikke forsvare en full stopp i rekruttering i operasjonaliseringen av vedtaket, slik kommunestyret uttrykker. Det er i noen grad tilfeldig hvilke stillinger som ikke er besatt enda, og konsekvensene er ulike.

Vi har rekruttert forsiktig til byggesak med en byggesaksbehandler (annet ansvarsområde enn 110), men ser oss nødt til å rekruttere en saksbehandler til for å ha tilstrekkelig kapasitet. Dette er budsjettert, og gebyrfinansieres langt på veg. Konsekvensene av å ikke overholde saksbehandlingstid er negative også økonomisk.

Ansvar 1150 Økonomi og 1152 Arkiv, informasjon og service er ferdig bemannet, med ressurser fra tidligere Innherred samkommune og nyrekruttering.

I det følgende søker rådmannen å vise fram hvilke mulighetsområder som det kan fattes tidlige beslutninger på, slik at vi kommer i retning av operasjonalisert budsjettbalanse. De mulighetsrom som løftes fram har negative konsekvenser hver i seg. Summen er at kommunens utviklingskraft, ledelseskapasitet og muligheter for styring og kontroll er markant redusert. Dette gir også økt risiko innen alle kommunens roller.

Ansvar 1151 Personal/HMS er delvis bemannet, med to saksbehandlere fra Innherred samkommune. Dette gir ikke kommunen nok kapasitet og vi har ingen leder av funksjonen. Rådmannen ser det som nødvendig å rekruttere Personal- og HMS-sjef for å sikre forsvarlig drift og kapasitet innen nødvendig arbeidsgiverpolitikkutvikling. Det er også ledighet i rekruttering av HMS-rådgiver, og tjenesten kjøpes i dag fra Levanger kommune. Det må finnes rom for egen ressurs i kommunen, som er beregnet til 50% stilling.

Siden ingen av disse er besatt ved inngangen av året gir det mulighet for at budsjettet reduseres, i og med at det vil gå noe tid før rollehavere er på plass.

Mulighetsrom 2018, ansvar 1151, kr 400.000,-

Ansvar 1152 Arkiv, informasjon og service

Alle stillinger er besatt, men leder har enda ikke tiltrådt.

En rolle som ikke er budsjettert, men hvor kommunestyret ikke kan la være å gjøre et aktivt valg er personvernombudsrollen. Rollen trenger ikke være plassert på ansvar 1152, selv om denne tidligere har vært hos leder av felles dokumentsenter i samkommunen. Ressursen er det behov for og det må løses i organisasjonen.

Det kommer nytt personvernregelverket i mai 2018. Dette legger vekt på ansvarlighet og internkontroll hos virksomheten fremfor forhåndskontroll fra Datatilsynet.

Kravene til avviksbehandling, varsling av berørte og kontinuerlig arbeid med informasjonssikkerheten skjerpes i det nye regelverket. Det følgende bildet er hentet fra www.datatilsynet.no, og rådmannen viser til datatilsynets nettside for ytterligere kunnskap om nye regler som følge av ny EU-forordning.

Oversikt fra Datatilsynet over hva nye personvernregler får å si fro kommunen

Ansvar 1153 Utviklingsstøtte er i stor grad organisasjonens ivaretakelse av tilsvarende funksjoner som Innherred samkommune etablerte i form av utviklingsstab. Ved årets start er ny samfunnsplanlegger, inklusive rollen som folkehelsekoordinator, på plass. Og som tidligere beskrevet er tre rådgiverroller satt på vent i forkant av kommunestyrets behandling av budsjett og økonomiplan. Dette er roller for fagområdene klima og miljø, digitalisering og forvaltning og utvikling.

Ytterligere var intensjonen å samle rollehavere som arbeider med DUÅ, IKT i skole og Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjeneste sammen med disse i et fellesskap. SLT-koordinator var også planlagt som del av dette. Denne tjenesten kjøpes i dag av Levanger kommune, men må finne sin løsning i egen kommune.

Leder utviklingsstøtte er ikke rekruttert, og en mulighet er å ikke gjennomføre etableringen av felles utviklingsmiljø. De medarbeiderne som i dag er i organisasjonen holdes da i linjeorganisasjonen for øvrig.

Verdal kommune reduserer sin helhetlige utviklingsevne betraktelig, både mht kompetanse og kapasitet til utviklingsoppgaver og metodisk utvikling.

SLT-koordinator trenger vi å rekruttere, og – jf. samfunnstrender beskrevet i økonomiplanen – vil kompetanse innen klima og miljø, digitalisering og forvaltning og utvikling bli nødvendig – før eller senere.

Mulighetsrom 2018, ansvar 1153, kr 700.000,-

Ansvar 1110 Rådmannens fellesområde

Ubemannet rolle i ansvar 1110 er kommunalsjef utvikling og virksomhetsstøtte. Rollen skulle blant annet bidra til å utvikle ledelse i hele organisasjonen, være personalleder for fellesområdene bl.a. fra samkommunen, bidra til ressurser i samskapingsprosesser, bidra og lede helhetlige utviklingsprosesser (herunder digitalisering) og ikke minst bidra til kapasitet og kontroll for å gjennomføre de store investeringsløpene kommunestyret har vedtatt.

Konsekvensen av at fullmakt for tilsetting blir inndratt av kommunestyret er at de øvrige kommunalsjefene må bruke mer av sin tid på utbyggingsprosjekter, og mindre tid på utvikling og ledelse av tjenester. Dette vil øke risiko, både finansielt og tjenestemessig, og redusere leveransekraft for samskapingsprosesser, utvikling og styring. Rådmannen selv vil også måtte bruke mer tid på intern drift og personalledelse for flere. Verdal kommune vil ikke kunne være den markante utviklingsaktøren det i andre sammenhenger er uttrykt ønske om, både politisk og administrativt, jf. også vurderingen under ansvar 1153 ovenfor.

Rådmannen ser det som nødvendig at det blir gjort løpende vurderinger m.h.t. organisasjonens behov, første gang etter første kvartal. Dette påvirker mulighetsbetraktningen.

Mulighetsrom 2018, ansvar 1110 mht kommunalsjef, kr 500.000,-

Kommunen har ett felles arrangement for ansatte gjennom året, den såkalte Førjulstacokvelden. Det bruker å være oppunder 400 ansatte tilstede, og kostnaden for denne er i overkant av kr 100.000,-

Mulighetsrom 2018, ansvar 1110 mht førjulstaco, kr 100.000,-

I egen sak, jf budsjettvedtakets punkt 25, er reglement for folkevalgte organ og godtgjøring til folkevalgte endret i tråd med kommunestyrets budsjettvedtak. Dette gir innsparing på kr 370.000,-

Endringseffekt, jf egen sak, ansvar 1110 mht reglement for folkevalgte, kr 370.000,-

I budsjettet for 2018 er det avsatt en reservepost til formannskapets disposisjon på kr 200.000,-. Dette er gjort etter erfaringer om at det hvert år er ønske om bidrag til TV-aksjonen og andre henvendelser om mindre bidrag og deltakelser. Ved å redusere denne fra kr 200.000 til kr 70.000 kan 130.000 frigjøres, i og med at hele posten står uberørt hittil.

Mulighetsrom 2018, ansvar 1110, funksjon 180 mht reservepost, kr 130.000,-

I budsjett 2018 er det avsatt kr 300.000 til å være en del av Kommunaldepartementet (KMD) og KS/kommunenes samlede satsing på digitalisering. KMD stiller med kr 125 mill., og med bidrag fra KS og kr 20,- pr innbygger fra kommunene blir den samlede potten for arbeid med digitalisering kr 250 mill. Kommunen kan velge å ikke være med på denne samlede satsingen. Konsekvensen er at vi da ikke får den samme tilgang midler for utvikling av løsninger eller bruk av utviklede løsninger, og må regne med en annen kostnad ved implementering og bruk. Se mer om ordningen på www.ks.no. Vi har felles ikt-miljø med Levanger kommune, som har blitt med på den felles ordningen med å betale inn til KS. Dette kan gi noen utfordringer for dette fellesskapet og bruk av ressurser.

Mulighetsrom 2018, ansvar 1110, funksjon 180 mht digitaliseringsavsetning, kr 300.000,-

De øvrige midler under ansvar 1110 er stort sett lønn i etablerte besatte stillinger.

Når det gjelder de mindre funksjonsområdene, som enda ikke er omtalt, er det mindre pengebeløp.

Budsjettoversikt for eldreråd, ungdomsråd, innvandrerråd og råd for likestilling av funksjonshemmede

En reduksjon på ca 10% for hvert av rådene gir kr 30.000,-.

Mulighetsrom 2018, ansvar 1110, funksjon 180 mht drift av rådene, kr 30.000,-

Det er nødvendig å fortsette gjennomgang mer detaljert, slik at effekter av andre tiltak også kan vurderes. Eksempelvis redusert deltakelse Olsok, Industriens dag og ev. andre arrangement. Likedan er det sett på kostnadene ved komitemøter og formannskap. Direkte betalbare kostnader i gjennomsnitt for hvert formannskap er ca. 9.600 kr. pr. møte, komite plan og samfunn ca. 8.600 kr. pr. møte, komite mennesker og livskvalitet ca. 6.900 kr. pr. møte.

En reduksjon med tre formannskapsmøter og reduksjon med to møter for hver komite vil således gi ca kr 60.000 i besparing.

Flere andre vurderinger trenger lengre tid og formelle prosesser.

Ansvar 150 Hjemmetjenesten
Ansvarsområdet ble pålagt å redusere budsjettet med 0,5 mill. kroner. Det er enda ikke funnet de konkrete tiltakene. I debatten ble det på pekt at det er en vekst innen ansvaret på 2,2 mill. kroner fra 2017 til 2018. Pengemengdeveksten er en følge av at Frisklivssentralen er flyttet til dette ansvarsområdet (jf. også tertialrapport 2/17), og for øvrig er revidert budsjett 2017 i 2017-kroner, mens 2018-budsjettet er i 2018-kroner. Pengemengdeveksten dekker derfor ikke lønns- og prisstigning (før lønnsoppgjør 2018) og Frisklivssentralen som ny aktivitet for ansvaret.

Konkretisering må komme i det videre arbeidet.

Ansvar 125 Kulturtjenesten
Kulturtjenesten består av fire enheter: kulturkontor, kulturskole, Panzer (Ungdommens hus) og bibliotek.

I formannskapets innstilling ble det foreslått følgende netto ramme for Kulturtjenesten, som da er utgangspunktet for reduksjon med 0,5 mill. kroner:

Budsjett kulturtjenesten

Årsverk Kulturtjenesten.

Årsverk i kulturtjenesten

Budsjetterte midler til lønn utgjør kr 10 935 000.

Midler budsjettert i forhold til faste avtaler/tilskudd:

Midelr i kultur bundet til faste avtaler

Rådmannens vurdering av mulighetsrom for reduksjon av rammen for 125 Kulturtjenester

  1. Husleie Turneteatret
     
    I budsjettforslaget for 2018 var det lagt inn en sum med tanke på at Kulturtjenesten kunne leie lokaler i Turneteatret til arrangement for at kommunen kunne bidra til økt publikumsaktivitet i huset. Det var tenkt f.eks. en forestilling med kulturskolen, arrangement i regi av biblioteket, økte husleieutgifter med å benytte Turneteatret til noen riksteaterforestillinger i stedet for Aulaen på Verdal videregående skole.
     
  2. Tilskudd drift organisasjonseide idrettsanlegg
     
    Posten til drift av organisasjonseide idrettsanlegg ble i 2017 økt fra 200.000 til 300.000. Den hadde da ikke vært økt siden slutten av 1990-tallet. Med bakgrunn i søknad fra Verdal idrettsråd, slik det ble skissert i budsjettdokumentet for 2017, lå det forslag om å øke posten med ytterligere 100.000 i 2018.
     
  3. Tilskudd drift Sentralidrettsanlegget på Ørmelen
     
    Tilskudd til Verdal idrettslag for drift av Sentralidrettsanlegget var i 2017 på kr 741.000. Driftsavtale må i 2018 ut på anbud. Det foreslås at kriteriene for drift av anlegget skaleres ned i anbudsdokumentet, f.eks med drift av bare en bane i vintersesongen eller stenging av anlegget en periode på vinteren. Tidligere driftsavtaler har inneholdt legging av skøyteis. Med de planene som nå ligger for arealet ved Verdal videregående skole er ikke dette aktuelt å ha med i en driftsavtale videre.
     
  4. Prisutdelingsarrangement
     
    Siden 2003 har kulturkontoret hvert år i desember laget arrangement på Stiklestad for å hedre vinnerne av kommunens kulturpris – og de siste årene også utviklingsstipendet for ungdom og idrettens ildsjelpris. Tanken var at arrangementet skulle være åpent for alle som hadde lyst til å møte opp for å hedre prisvinnerne samt at det skulle være en takk for kulturåret som hadde gått. Ved å kutte ut arrangementet og andre utgifter ut over prisbeløpet spares det kr 100.000.
     
  5. Driftstilskudd FIFF (Femmina Internasjonale Filmfestival)
     
    I tråd med målsetninger i Kommunedelplan kultur har kommunen siden festivalen ble opprettet i 2004 ytet driftstilskudd på kr 30.000. Festivalen er i løpet av høsten 2017 lagt ned og det er dermed ikke behov for videre driftstilskudd.
     
  6. Økt elevavgift kulturskolen
     
    I rådmannens forslag til avgifter ble det foreslått en økning i elevavgiften fra kr 2.500 i 2017 til kr 2.600 i 2018. Det foreslås nå at elevavgiften økes til kr 2.900 pr år. Det vil utgjøre en helårsvirkning på kr 105.000.Med en iverksetting fra nytt skoleår til høsten vil det gi en merinntekt på kr 50.000 i 2018.
     
  7. Vedlikehold kommunale lokaler i Tindved
     
    I hht leieavtalen med Tindved må kommunen selv dekke kostnadene med vedlikehold av de lokalene som kommunen leier eksplisitt. Det foreslås å redusere denne rammen med kr 20.000.
     

Mulighetsrom 2018, rammereduksjon ansvar 125, kr 0,5 mill kroner

  1. Husleie Turneteatret 100.000
  2. Tilskudd drift organisasjonseide idrettsanlegg 100.000
  3. Tilskudd drift Sentralidrettsanlegget på Ørmelen 100.000
  4. Prisutdelingsarrangement 100.000
  5. Driftstilskudd FIFF 30.000
  6. Økt elevavgift kulturskolen 50.000
  7. Vedlikehold kommunale lokaler i Tindved 20.000
     
    SUM 500.000 
     

Ansvar 141Teknisk drift, veg og vedlikehold
I tillegg til tjenesten vann og avløp, som er selvkostområder, består budsjettet for teknisk drift av tre hovedområder: Bygg og eiendom, veg og gatelys og svømmehallen.

Det budsjetterte beløpet til veg og gatelys er i hovedsak knyttet til snøbrøyting og strøing på vinteren og mindre vedlikeholdsoppgaver på vegene om sommeren. Større oppgaver som reasfaltering og utbedring av det kommunale vegnettet dekkes gjennom midler avsatt over investeringsbudsjettet.

Det vurderes som en begrenset mulighet til å gjennomføre en styrt reduksjon av disse kostnadene.

Når det gjelder gatelys ble det for noen år siden vedtatt og gjennomført en reduksjon når disse skulle være avslått. Lysene var avslått i perioden fra kl. 01.00 til kl. 06.00.

Alle nye gatelys er LED-armaturer og en har dermed redusert strømforbruket for disse.

Erfaringer fra siste gang gatelysene ble slukket som omtalt ovenfor vil kunne gi en besparelse på 150.000 - 200.000 kroner i året.

I det vedtatte budsjett for 2018 er vaktmestertjenesten allerede redusert med 1 årsverk og renhold av byggene i rådhusområdet redusert med 0,5 årsverk.

Dette innebærer at den samlede bemanningen innen avdelingen er ca. 1,5-2 årsverk lavere i 2018 enn den var i 2010. I samme periode er antall kvadratmeter som skal betjenes økt fra ca. 69.000 til 88.000 kvadratmeter, dvs. ca. 30 prosent økning. Det vises for øvrig til kommentarene gitt i budsjettdokumentet.

Ytterligere reduksjon på bemanningssiden vil være svært krevende.

Innenfor energiforsyning, inngåtte serviceavtaler, skadeforsikringer, husleie og kommunale avgifter vil det ikke være mulig å oppnå særlige besparelser på kort sikt, blant annet som følge av at disse er avtalefestet.

Den resterende delen av budsjettet på ca. 3 mill. kroner er midler som brukes til alt fra skifte av bordkledning, skifte av vinduer, kjøp av biler til tjenesten og kjøp av alt av forbruksvarer til eiendommene. Videre reduksjoner må vurderes innenfor disse postene. En reduksjon med 10 prosent på alle innsatsfaktorene vil kunne gi en besparelse på 300.000 kroner. Brukerne av byggene må forvente dårligere service og at utbedringer vil måtte trekke ut i tid. På sikt vil konsekvensen bli at kommunens bygningsmasse ytterligere verdimessig forringes.

For noen år siden ble svømmehallen vedtatt holdt åpen på søndager. En reversering av denne ordningen vil kunne gi en besparelse på ca. 100.000 kroner.

Mulighetsrom 2018, ansvar 141, alle funksjoner

  • - Søndagsstenging svømmebasseng, kr 100.000
  • - Ytterligere vedlikeholds- og servicereduksjoner bygg og eiendom, kr 300.000
  • - Slukking av gatelys deler av natt, kr 100.000
     

 
Innkjøpsbudsjettet
Kommunestyret vedtok en generell reduksjon av innkjøpsbudsjettet med 5 mill. kroner. Basisen for dette er tallmateriale i notat utsendt alle kommunestyrets medlemmer 4. desember.
Det er riktig som det ble påpekt i debatten i kommunestyrets budsjettbehandling at det har foregått utredningsarbeid for å samarbeide med kommuner nord for oss om en innkjøpsorganisasjon, og samtaler om dette går også sørover. Det er da i begge retninger snakk om organisatorisk samarbeid, ut over det som allerede foregår med felles innkjøp og å kjøre anbudsprosesser for hverandre. Det er ikke konkludert eller etablert en organisasjon/bemanning, som er nødvendig for å kunne øke kvalitet og effektivitet. Prosessene pågår fortsatt og rådmannens vurdering er at dette er et samarbeid som burde ta opp i seg alle kommunen fra Værnesregionen i sør til Inn-Trøndelagskommunene i nord. Dette vil gi regningssvarende rom for en kvalitativt og kompetansemessig god innkjøpsorganisasjon.

Økonomienheten i ISK (altså før nyttår) ble utfordret til analyse av potensialet innen innkjøp, og har utarbeidet den følgende oversikten.

Oversikt over potensialety inne innkjøp

Samlet potensiale er her beregnet til 3,2 mill. kroner. Men en del av dette er allerede tatt som effekter i ansvarsgjennomgangen tidligere i dokumentet.

Et par linjer kan kommenteres ytterligere.

Art 190 Leie av lokaler og grunn.
Beløpet i 2018 fordeler seg i hovedsak slik:

  • Husleie Tindved, kulturskolen 1.150.000
  • Husleie skole, Vukuhallen 1.030.000
  • Husleie flyktningeboliger 3.200.000 (Kommer tilbake som inntekt)
  • Husleie Kinobygget og vår andel av NAV utenom Kinobygget 4.500.000
  • Kanutten barnehage 200.000
  • Husleie MNRT 615.000
  • Husleie NAV til boligselskapet 640.000
  • «Husleie» Tindved 300.000
    (Dette er den samme posten som tidligere beskrevet under 1800 fellesområder knyttet til areal teaterutdanninga.)
     

 
Art 270 Konsulenttjenester
Hovedpostene i budsjettet for 2018:

  • Kjøp av tjenester fra Proneo, Næring 1.350.000
  • Rådmannsområde for øvrig 100.000
  • Barneverntjenesten 550.000
  • Vann og avløp 450.000
  • Felles formål 600.000
    (Denne økt fra 300.000 i budsjettet for 2017, som i hovedsak er kjøp av tjenester fra Kommunal gjeld AS (230.000 kroner). Økningen på kr 300.000 er nok avsetning til digitalisering, jf ansvarsgjennomgangen.)
     

I og med at mulighetene for rammereduksjon på ansvar og art vil det være nødvendig å bruke mer tid på å konkretisere hvilke poster som skal reduseres «innkjøpsvegen». De reduksjoner kommunestyret vedtar «ansvarsvegen» må spesifiseres kontomessig, og etter det kan reduksjoner «artsvegen/innkjøpsvegen» beregnes fra nytt grunnlag.

Men for å sikre at vi opprettholder noe handlingsrom på elementer som ikke er avtalefestet må hele organisasjonen utvise særs stor nøkternhet innen innkjøp. Det samme vil gjelde tilsettinger generelt, altså bredere enn kommunestyrets vedtak, hvor nåløyet for tilsettinger vil være svært trangt. På samme måte vil det bli svært streng – og lik – praktisering m.h.t. bevertning og lignende.

I den videre prosessen, jf. innledningen om arbeid med revidering av inneværende økonomiplan og prosess for ny økonomiplan, må mer gjennomgripende vurderinger gjøres enn hva som har vært mulig i tiden fra kommunestyrets vedtak har tillatt.

Kommunale bygg
Kommunestyret vedtok følgende i punkt 27.

«Rådmannen bes legge frem en strategi for reduksjon og salg av kommunaleide bygg og eiendommer. De planlagte investeringer på rådhusbygg settes på vent inntil denne saken er forelagt politisk behandling.»

Rådmannen forstår dette punktet slik at dette gjelder eiendommer knyttet til rådhusområdet siden det er disse investeringene kommunestyret er spesifikke inn mot.

I økonomiplanen står følgende om bygninger i rådhusområdet:

«Kapasiteten er fullt utnyttet i både Rådhuset og Helsehuset, og med tidens tann har disse bygningene også betydelige utbedringsbehov. Spesielt er paviljongen i rådhuset i meget dårlig forfatning og det legges som et utgangspunkt at denne må saneres. Dette må legges til grunn når det utarbeides en plan for disponering av bygningsmassen i rådhusområdet. Først når denne er lagt kan det med sikkerhet sies noe om de økonomiske konsekvenser dette vil gi.
Arbeidet med en helhetlig vurdering av hvordan de kommunale bygningene i rådhusområdet skal utnyttes/utvikles vil prioriteres. I dette arbeidet må også den nå heleide Kinogården innlemmes i vurderingene.»

Formannskapet har ved flere anledninger blitt orientert og diskutert status for disse byggene de senere årene.

19. oktober 2017 ble det avholdt eiermøte for Kinobygget AS, heleid av Verdal kommune. Dette bygget, hvor vi har vårt servicekontor og deler av NAV i tillegg til bibliotek og kino, er del av prosess m.h.t. lokalisering av NAVs tjenesteportefølje. Og da i for noe av dette mulighetsrommet i samhandling med privat eier av tilstøtende næringsbygg.

I perioden med kommunereform var strategien å besitte tilstrekkelig kapasitet til at Verdal kunne lokalisere flere tjenesteområder ved eventuell kommunesammenslåing.

I perioden med avvikling av Innherred samkommune har også strategien vært at vi skal ha tilstrekkelig kapasitet til at samarbeidsløsninger kunne lokaliseres i Verdal for flere tjenesteområder. Dette er nå på plass, og samarbeidet Geodata og oppmåling og samarbeidet Regnskap, lønn, innfordring og fakturering er lokalisert i herredshuset. Der er også vår nye virksomhet Miljø, landbruk og arealforvaltning lokalisert.

Som det framgår av teksten i økonomiplanen er tiden nå inne for å utvikle bruken av byggene i rådhusområdet videre. På sikt kan all ledelse og saksbehandling innen helse, også hjemmetjenesten, lokaliseres i nytt helsebygg. Det frigjør det meste av kapasiteten i Gjensidigegården.

Men det er flere mulige steg før denne langsiktige løsningen er tilgjengelig.

Ombygging av første etasje i rådhuset er planlagt for å samlokalisere arkiv, informasjon og servicetjenester (dokumentsenter og servicekontor fra samkommunen). Med dette vinner kommunen at vi også får et mottaksapparat i rådhuset, med betydningen det har for både publikum og sikkerhet i bygget. Samtidig gir dette mulighet for utvikling av et enhetlig miljø, hvor flere samlet utgjør en mer robust enhet og muligheter for å dra mer veksler på ressurser. Dette bidrar også til mer kapasitet tilgjengelig for NAV i Kinobygget.

Kontorfasilitetene i paviljongen er ikke gode, og de ca 12 personene som har kontorlokaler der bør få tilbud om andre kontorer. En mulighet som er under vurdering er å flytte aktiviteten i dagens Arken til lokalene ved ØBH, og ansatte som i dag har kontorer i Gjensidigegårdens 3. etasje til Arkens lokaler. Det frigjør kapasitet slik at ansatte kan flytte fra paviljongen til den frigitte 3. etasje i Gjensidigegården. Når helsebygget er ferdigstilt kan de ansatte som da har kontorer i Arken flyttes dit og Arken frigjøres til avhending.

Når helsebygget er ferdig kan også hjemmetjenesten flyttes dit, og da frigjøres resten av Gjensidigegården. Dette åpner for at vi kan søke å konsentrere vår bruk av bygg til Rådhuset, Herredshuset og Gjensidigegården. Hvis det går kan Helsebygget frigjøres for avhending. Dersom dette går har kommunen frigjort de to østligste bygningene, Arken og Helsebygget, til avhending og mulig omdanning til andre formål.

Det må presiseres at dette er et tankestadium og ikke igangsatt planlegging eller en fullverdig strategi, jf økonomiplanens avsnitt referert ovenfor. Vi er så tidlig i prosessen at det ikke er kjent om dette «går i hop». Vi må også ha spiserom for ansatte, og bør søke å etablere mer tilpassede lokaler for vielser enn vi har pr tiden.

Det er mange muligheter og sammenhenger som må ivaretas i den videre planleggingen og utviklingen. Men nødvendigheten av å gjøre om rådhusets første etasje er der, og rådmannen er innstilt på å holde planlagt framdrift. Omgjøringen bidrar til å øke kapasiteten fra 16 til om lag 25 mennesker i samme arealer, publikumsmottak og sikkerhetsforbedring – og forbedring og fornyelse av deler av et umoderne og preget bygg. Samtidig må det til for å samlokalisere og samordne ressursene innen arkiv og servicetjenester.

De øvrige punkter i kommunestyrets budsjettvedtak vil bli tatt opp i senere saker til folkevalgte organ.

 
     Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 12.01.2018 14:00
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Johannes Bruns gate 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 Åpningstid: sentralbord 08:00-15:30 Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS