Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Formannskapet 14.06.18 - PS 56/18 Tertialrapport 1 - 2018

Saksbehandler : Helge Holthe

Arkivref : 2018/7624 - /212

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Formannskap 14.06.2018 56/18
Kommunestyre 18.06.2018  

 

Rådmannens innstilling: 

  1. Økonomirapportering 1. tertial 2018 og finansrapport 1. tertial Verdal kommune tas til etterretning.
     
  2. Verdal kommunes driftsbudsjett endres slik:
    a - Barnevernet styrkes med 2 mill kr for å dekke anslag merutgifter for 2018.
    b - Renteprognose viser økte renteutgifter for året på 1,5 mill kr som følge av forventet renteøkning i siste del av 2018. Budsjett for renteutgifter økes tilsvarende.
    c - Gjenstående innsparingsbehov flyttes til fellesområdet. Etter budsjettjusteringen i april (PS 25/18, kommunestyret 23.4.2018) gjenstår fortsatt 2.1 mill kr av innsparingskravet på 5,25 mill kr (jf. PS 3/18, kommunestyret 29.01.2018). Gjenstående beløp som fortsatt står som innsparingskrav på virksomheter som produserer tjenester er: 178.572 kr på Kultur, 178.572 kr på Teknisk drift og 178.572 kr på Hjemmetjenesten. I sum betyr dette at innsparingskrav på 535.716 kr flyttes fra tjenestene over til fellesområdet. Etter denne overføringen vil hele innsparingskravet på 2.1 mill kr stå som en midlertidig inntekt (inntektsart 14900) på fellesområdet. Det arbeides videre med konkrete tiltak for å avvikle den midlertidige inntekten i neste budsjettrevidering.
    d - Ytelser til livsopphold reduseres med 500.000 kr. Det utredes om budsjettet kan nedjusteres ytterligere i en senere budsjettjustering.
    e - Finansiering av punktene a, b og c foretas med 500.000 kr fra reduserte utgifter i punkt d. Resterende som mangler finansiering føres midlertidig som innsparingskrav (inntektsart 14900) på fellesområdet. Innsparingskravet er da bare en midlertidig løsning som krever oppfølging i neste budsjettrevisjon. Årsaken til at budsjettjusteringen får en midlertidig finansiering, er at det er nødvendig å utrede konkrete tiltak før budsjettrammene til virksomhetene kan reduseres.
    f - Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendige endringer mellom virksomhetsområdene for å tilpasse pensjonskostnadene/lønnsoppgjør.
    g - Midler til prosjekt Ungdomslos for høsten 2018 finansieres ved bruk av disposisjonsfond med 850.000 kr i samsvar med politisk vedtak i 2017, jf PS055/17.Øvrig finansiering er ved bruk av statlige prosjektmidler (Ungdomslos) kr 350.000. Tiltaket har varighet fram til sommer 2019.
    h - Den samlede virkning av budsjettjusteringen fremgår av budsjettskjema 1A og 1B. Budsjettskjemaene er lagt inn som vedlegg i saken.
     
  3. Analyse av Kostra, befolkningsdata og tjenestedata utarbeides i løpet av juni-august og legges fram etter sommeren.
     

Vedlegg:

  1. Rapport Tertialrapport 1 - 2018
  2. Finansrapport Tertial 1 - 2018
  3. Budsjettskjema 1A og 1B 
     

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen. 

Saksopplysninger: 
Rådmannen legger med dette fram tertialrapport for første tertial 2018. Sammen med rapporten legges det også fram budsjettjusteringer som anses som modne for iverksetting. I tertialrapporten er det også flere saker som kan kreve budsjettjustering i 2018, men hvor det ikke kommer forslag om budsjettjustering i denne omgang. For disse sakene foreslås det enten utsettelse eller at saken gis midlertidig finansiering inntil det kommer på plass tiltak som gir reell innsparing.

Tertialrapporten viser merforbruk når regnskapsførte beløp måles mot forventet bruk. De første beregningene av avvik ble tatt med i orientering til formannskapet i aprilmøtet. I møtet ble det vist til store avvik på lønnsområdet. Samtidig ble det gjort oppmerksom på at det ikke var tatt vurdering av refusjoner på lønnsområdet og at det manglet tilbakemelding fra virksomhetene på hvilke målte avvik som var reelt merforbruk. Når tertialrapporten nå legges fram, er tallene gjennomgått med virksomhetene. Avvik som kan forklares er nå korrigert. Korrigeringer omfatter feilperiodiseringer, etterslep av lønnsrefusjoner, høyere lønnsrefusjoner som følge av sykefravær osv. Etter korrigering gjenstår fortsatt et avvik, men avviket er som forventet redusert. Periodenes avvik omregnet til årsprognose tilsier nå et merforbruk for 2018 på ca 11 mill kr. Årsprognosen er basert på at merforbruket fra starten av året fortsetter i samme takt resten av året. Unntaksvis har vi gjort avvik fra dette prinsippet i tilfeller der det er klart at periodens avvik ikke er relevant for resten av året.

I tillegg til merutgiftene er det sannsynlig at kommunen også får inntektsreduksjoner på ca 5,5 mill kr i årsvirkning. Dette er forhold tatt opp i tertialrapporten. Avvikene på inntektssiden vil bli fulgt nøye i rapporteringen utover i 2018. Budsjettjusteringer for inntektssvikt kan bli nødvendig.

Tertialrapporten viser betydelig merforbruk på lønnsutgifter når det måles mot forventet forbruk pr 30.04. Samtidig utløser merutgiftene også refusjoner for sykefravær, nedkomst mv, slik at nettoutgiftene begrenses til kommunens egenandel. Nettoutgiftene på lønnsområdet for årets første fire måneder er 3.4 mill kr høyere enn forventet.

Måling av forbruk etter bare fire måneder har en iboende metodisk usikkerhet, slik at det ikke er mulig å si med full sikkerhet om målte avvik er reelt merforbruk eller variasjoner i behov. Målt merforbruk i en begrenset periode er derfor ikke ensbetydende med at kommunen får et merforbruk for hele året. Rådmannen tar målingen av merforbruk på største alvor og iverksetter tiltak for å holde driften innenfor årsbudsjettet. Det er derfor kun på barnevern at merforbruket innebærer forslag om økning i driftsrammene. På de andre tjenesteområdene må virksomhetene justere forbruket slik at merforbruk de fire første måneder hentes inn igjen på driften for resten av året. Det kan også gjøres administrativ omfordeling innenfor virksomhetsområdene. Det vil være krevende å komme i balanse når året starter med merforbruk, men historiske forbruksdata for siste 5 år viser at kommunen har klart dette før. Virksomhetene ble i siste halvdel av april gjort kjent med at det ble målt høyt forbruk på lønnsområdet. Organisasjonen har derfor hatt skjerpet fokus på kostnadskontroll fra slutten av april. Dette følges nå opp med tett oppfølging fra økonomienheten og flere rapporteringer fra virksomhetene. I tillegg vil rådmannen til høsten legge fram en sak til politisk behandling med tiltak som skal gjennomføres i andre halvår. Systemer for bedre analyse av budsjettavvik og tettere økonomirapportering er under utvikling og blir implementert fortløpende.
I første tertialrapport er det nedlagt et betydelig arbeid i å utvikle bedre styringsverktøy og fremskaffe kunnskap om hvordan inntekt og utgifter periodiseres fra måned til måned. Herunder er det brukt tid på å finne svar på hvorfor kommunen de fleste år måler stort merforbruk i første tertial på utgifter, samtidig som kommunen ikke får merforbruk på utgiftene i årsregnskapet. Bruk av tid til å få bedre kunnskapsgrunnlag om måling av forhold budsjett/regnskap, endring av rutiner for virksomhetenes rapportering av tiltak for å holde budsjett, manglende utredning av konkrete sparetiltak mv kan forklare hvorfor noen nødvendige justeringsbehov foreslås utsatt til over sommeren. Det er også nødvendig å bruke tid på å få gode prosesser med involvering av ledere, tillitsvalgte osv før det gjøres endringer som skal redusere utgiftene.
I tertialrapporten finnes det informasjon og korrigeringer om forhold som kommunen er kjent med, men som ikke er tatt inn i budsjettjusteringen i denne omgang. Dette er punkter som vil bli fulgt nøye, og som kan føre til budsjettjusteringer utover høsten 2018.

Nye saker som har blitt kjent i budsjettåret, og som ikke tas opp i budsjettjustering:

  • Eiendomsskatt.
    Gjelder retaksering av verker og bruk og en rettsak som gir tilbakebetaling av innkrevd eiendomsskatt. Kommunen er kjent med at det det kommer korreksjoner på eiendomsskatt. Det er foreløpig ikke tallfestet hvor store virkninger dette vil gi, og det er derfor for tidlig å gjøre en endelig justering av budsjett for eiendomsskatt.
  • Skattesvikt.
    I revidert Nasjonalbudsjett meldes at det forventes nedgang i skatteinntektene i siste halvdel av 2018. Kommunen hadde et skatteanslag noe over nasjonal prognose for i budsjett for 2018. Når det nå i tillegg er regnet på anslag nasjonal skattesvikt, finner vi at dette kan bety et bortfall av 1.7 mill kr i utjevnet skatteinntekt i forhold til budsjett 2018. Rådmannen vil følge nøye med på nasjonal skatteutviklingen og vurdere budsjettjustering dersom signalene om skattesvikt fortsetter inn i høsten 2018.
  • Avvikling samkommunen.
    Flere av de interkommunale selskapene som ble opprettet etter avvikling av samkommunen, opplever at budsjettene ikke er realistiske. Det kan bli behov for budsjettjusteringer utover høsten 2018. Det foreligger pr dato ikke noen samlet oversikt over behovet.
  • Lavere lønnsvekst.
    I revidert nasjonalbudsjett opplyses at lønnsveksten for kommunene i 2018 blir 2.8% mot tidligere anslått 3%. Dette er også bakgrunnen for nedjustert skatteanslag for 2018. Ut fra opplysninger om lavere lønnsvekst kan det finnes en reserve i avsetninger for lønnsoppgjør. Det er for tidlig å tallfeste beløp.
     

Kommuneregnskapet for 2017 ble avlagt med netto driftsresultat på 33,4 mill kroner. Dette er andre året med gode regnskapsresultater. Det gode resultatet ble oppnådd på grunn av stram økonomistyring, lavt rentenivå og sterk vekst i nasjonal skatteinngang. I regnskapssaken vedtok kommunen å sette av overskuddet (mindreforbruket) til disposisjonsfond. Rådmannen vil på prinsipielt grunnlag sterkt anbefale at fondet ikke tappes for å finansiere ubalanse i drift. Balanse i drift innebærer at løpende driftsutgifter i regelen skal finansieres av løpende driftsinntekter. Ukritisk bruk av disposisjonsfond fører til at merforbruk kamufleres av ekstra tilførsel av midler fra disposisjonsfond.

Årsberetningen varsler at tallene for den underliggende drift er svake. Selv marginale økninger i forbruket er nok til å utløse ubalanse i drift. Budsjettet for 2018 har bare delvis fått på plass nødvendige tiltak for å konsolidere en god driftsbalanse. Det innebærer at driftsbalansen er skjør og uten store reserver til å møte det uforutsette. Det finnes noen utfordringer og svakheter i budsjettet etter avvikling av samkommunen. Dette er eksempelvis pukkelkostnader, ryddebehov i budsjettene, mangel på historikk for nye virksomheter, behov for å sette nye nivåer etter omorganisering og endring av virksomheter osv. Det er således ikke overraskende at de første regnskapstallene for 2018 viser at det er krevende å styre forbruket innenfor rammene i årsbudsjett for 2018.

I årsberetning og i det foreløpige arbeid mot ny økonomiplan er det i flere sammenhenger vist til at kommunen er på vei inn i en periode med mer krevende økonomi. I denne situasjonen kan det være uheldig for omstillingen om nødvendige endringer i drift settes på vent fordi det er lettere å tilføre midler fra fond i stedet for å gjøre tilpasninger som uansett må komme. For en kommune med stort omstillingsbehov er det viktig å holde omstillingstrykket oppe. Terskelen for å bruke av disposisjonsfondet i 2018 bør etter dette være høy. I budsjettjusteringen er det kun lagt inn bruk av disposisjonsfond som følger av vedtak fra 2017 om bruk av disposisjonsfond.
Verdal har i første kvartal hatt en svak nedgang i folketallet. Trenden med lave barnefødsler fortsetter. En stabil vekst i folketallet er nøkkelen for å kunne ha en forutsigbar økonomi, og å kunne levere tjenester som ønsket til kommunen innbyggere. Som en minsteinntektskommune må en hele tiden arbeide kontinuerlig med omstilling og utvikling. 

Vurdering:
Rådmannens vurderinger av tallgrunnlag fremkommer av vedlagte tertialrapport og finansrapport.

Rådmannen tar målingen av merforbruk i første tertial på største alvor og iverksetter tiltak for å holde driften innenfor årsbudsjettet. Rådmannen er av den oppfatning at det til tross for målt merforbruk i starten av året, fortsatt skal være mulig å drive kommunens virksomhet innenfor rammene i årsbudsjettet. Budsjettavvik på inntekter følges opp etter sommeren. Budsjettjustering kan bli nødvendig.

Det er metodiske utfordringer knyttet til å lage en presis årsprognose tidlig i året. Dette kan enkelt forklares ved at det er en liten del av året som danner kunnskapsgrunnlaget, mens det er en stor del av året som omfattes av beste estimat. Avvik som er målt for en periode er ikke nødvendigvis representativ for den etterfølgende del av året. Forsiktighetsprinsipper vil stå sterkt i en avviksberegning tidlig i året. Prognosen for resten av året vil således lett får preg av en «worst case»- analyse. De aller fleste tidligere år har årets første tertialrapport vist et stort merforbruk. Merforbruket for første tertial 2018 er omtrent på tidligere års nivå. Kvaliteten i målingen bedrer seg utover i året som følge av at en større del av årets transaksjoner er bokført. Det er derfor alvorlig om det merforbruket som er målt i starten av året viser seg å fortsette i de påfølgende måneder.

Oppfølging av tertialrapporten de neste månedene fremover blir derfor en viktig oppgave. Vi er nødt til å se at avviket mellom regnskapsført og forventet bruk blir gradvis mindre utover i året, for at kommunen skal kunne holde seg i balanse. I år er det heller ikke varslet noen ekstra skatteinntekt som kan finansiere avviket.

Det er også viktig å være klar over at vi uansett ressursbruk og metodebruk vil måtte forholde oss til usikkerhet og manglende presisjon i prognoser generelt. Arbeidet med prognoser må derfor ses i et kost/nytteperspektiv. Jakten på gode svar må ikke føre til ressursbruk til rapportering som forstyrrer tjenesteproduksjonen mer enn det gir nytteverdi.

Som det fremkommer av tertialrapporten ser rådmannen det som nødvendig å bruke noe mer tid på å tilpasse dagens drift til kommunens økonomiske handlingsrom. Det vil derfor bli fremmet en egen sak rett etter sommerferien hvor driftsbudsjettet for 2018 vil bli foreslått justert.

Integrering og Mangfold overfører midler til andre virksomheter i kommunen for utgifter knyttet til tjenester som skole, helsestasjon osv. Det er i 2018 langt færre flyktninger som skal ha tjenester. Færre flyktninger betyr lavere tilskuddsinntekter for Integrering og Mangfold. Virksomheten mangler på grunn av dette inntekter til å videreføre samme overføringsnivå til andre virksomheter i kommunen. På mottakersiden har andre virksomheter i kommunen overføringsinntekter som ikke er korrigert for et lavere behov. Det vil kreve noe tid å utrede korreksjonsbehovet. Rådmannen vil derfor komme tilbake med en budsjettjustering over sommeren.

Ytelser til livsopphold. Statistikk over nedgang i arbeidsledighet og samfunnsutvikling ellers tilsier et lavere behov for ytelser til livsopphold. Dette er i noen grad også målt i tertialrapporten, og er grunnlaget for at budsjettet reduseres med 500.000 kr i punkt 2d. Rådmannen utreder behovet og vil komme tilbake med en budsjettjustering over sommeren, dersom videre utredningsarbeid viser at en ytterligere nedjustering utover 500.000 kr i punkt 2d er riktig og forsvarlig.

Forbedret økonomirapportering. Rådmannen vil komme med egen sak om endringer i økonomireglement. Det legges det opp til kvartalsrapporteringer og mellomrapporteringer av budsjett og regnskap. Mellomrapportering avgis til formannskapet og vil være en enklere sammenstilling av regnskapstall målt mot forventet bruk. Mellomrapportering vil gjøre det mulig å følge utviklingen mot årsbudsjett fra måned til måned.

Endringer i rapporteringsstrukturer. Det gjøres noen endringer i oppstillingsplan for regnskap og budsjett for å oppnå bedre styringsdata. Dette vil ha nytteverdi både for administrasjonen og kommunens politiske organer. Det største tiltaket er at selvkostområdet for teknisk område (vann og avløp) skilles ut som eget virksomhetsområde. Dette vil gjøre det lettere å se virksomheten på teknisk område som en todelt virksomhet, der en del er finansiert med bevilgninger (som de fleste andre deler av kommunen) og en del som drives til selvkost (selvfinansiert). I tillegg gjøres det en del mindre endringer for å få bedre symmetri mellom regnskap og budsjett, og det ryddes i kontostrukturen.
 
 
 
     Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 11.06.2018 10:04
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Johannes Bruns gate 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: 74 04 82 02 E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 Åpningstid: sentralbord 08:00-15:30 Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS