Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

55/12-Økonomisk internkontroll

Økonomisk internkontroll i Verdal kommune

Saksbehandler : Arnstein Kjeldsen

Arkivref : 2012/4861 - / 
 

Saksgang
Utvalg Møtedato Saksnr.
Formannskapet 22.05.12 67/12
Kommunestyret 25.06.12 55/12
 

Rådmannens innstilling:
Kommunestyret tar saken til orientering og understreker behovet for kontinuerlig og systematisk utvikling av internkontrollen.


Vedlegg:
Ingen.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen.


Saksopplysninger:
I Kommunestyrets sak PS 46/09 ”Årsregnskap og årsrapport 2008 - Verdal kommune” – vedtakets pkt. 6. heter det: ”Verdal kommunestyre har merket seg at kontrollutvalgets gjennomgang avdekker at rutiner rundt kvalitetssikring og internkontroll ikke er tilfredsstillende. Kommunestyret ber om at det blir framlagt en egen sak hvor rutinene gjennomgås og endres slik at man oppnår en tilfredsstillende kvalitetssikring og internkontroll”.

Bakgrunnen for vedtaket var i stor grad basert på plassering av midler i obligasjoner, noe som ikke var i tråd med det da gjeldende finansreglement. I kommunestyrets møte den 25. mai 2009 ble saken om årsregnskap og årsrapport for 2008 utsatt fordi det var oppdaget uoverensstemmelse mellom informasjon i årsregnskapet og årsrapporten kort tid før møtet startet. Verdal kommune hadde i 2008 gjennom 11 plasseringer plassert 36 millioner kroner i obligasjoner (10 plasseringer) og sertifikater (1 plassering). Plasseringene i obligasjoner var i strid med kommunens finansstrategi vedtatt av kommunestyret 22.04.2002 i sak 33/02.

I kommunestyrets møte 20. juni 2011 ble også sak om den økonomiske internkontroll behandlet (PS 50/11). Denne kom som oppsummerende sak etter lengre tids grundig arbeid av daværende kontrollutvalg. I saken gjorde kommunestyret følgende vedtak:

Kommunestyret pålegger rådmannen å:

  • Sørge for at betydningen av å ha god internkontroll også når det gjelder økonomi/regnskap/lønn blir tydelig for hele organisasjonen.
  • Intensivere arbeidet med å legge inn rutinebeskrivelser i KvalitetsLosen og utvikle dette videre til å gi en helhetlig oversikt over internkontrollen - herunder under lønn.
  • Sikre at rutinene for økonomisk internkontroll blir implementert i hele kommunen, om nødvendig med tett overvåkning fra ledelsen.
  • Iverksette tiltak for å øke kompetansen til ansatte i virksomhetene som har oppgaver knyttet til økonomi, regnskap og lønn.
  • Iverksette tiltak for å sikre at alle som har oppgaver knyttet til økonomi/regnskap/lønn til enhver tid har nødvendig og ajourført informasjon.
  • Snarest fremmer en egen sak til kommunestyret hvor rutinene gjennomgås og endres slik at man oppnår en tilfredsstillende kvalitetssikring og internkontroll, jf. kommunestyrets vedtak i sak 46/09 pkt. 6.

Den foreliggende saken er en tilbakemelding på disse to tidligere sakene.


Vurdering:
Kommunenes omdømme blir konstant utfordret, og innbyggernes tillit til offentlige institusjoner er sentral i vårt samfunn. Svakheter i kommunens interne kontroll skaper usikkerhet. Negativ oppmerksomhet setter dagsorden, og tar vekk fokus fra kommunens oppgaver. En velfungerende egenkontroll er således viktig ikke bare for å sikre at innbyggerne har tillit til kommunen, men også for å sikre effektiv og riktig bruk av ressursene.

Intern kontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil, svakheter og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser. Begrepet benyttes ofte opp mot økonomi/regnskap, men har også relevans innenfor drift og forvaltning generelt. Intern kontroll må baseres på risiko- og vesentlighetsvurderinger ut fra størrelse, kompleksitet og kompetanse.

Internkontroll-begrepet brukes for å beskrive det ansvar og de oppgaver som ligger til administrasjonssjefen etter kommuneloven § 23 nr. 2. – der det fremgår at ”administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll”. Det er noe uklart hvor omfattende ansvar loven her legger på administrasjonssjefen.

I snever forstand dreier dette seg om økonomisk internkontroll – altså for eksempel å sørge for gode rutiner for inn- og utbetalinger for å minske muligheter for økonomiske misligheter. I vid forstand dreier det seg om en administrativ leders ansvar for å ha tilstrekkelig systemer til å gi informasjon om hvorvidt virksomheten når de mål som er satt, innenfor rammen av lover og regler, på en kostnadseffektiv måte.

Rådmannen i Verdal har de siste årene hatt stor fokus på intern kontroll, men samtidig er det avdekket at denne fortsatt ikke er god nok. Dette ble bl.a. avdekket gjennom revisjon av kommunens regnskap for 2011. Spesielt har de to ISK-enhetene Økonomienheten og Organisasjonsenheten jobbet for å få nye og sikre rutiner på plass slik at vår økonomiske internkontroll skal fremstå så robust som mulig. Et par saker som går direkte mot internkontroll har også vært oppe til politisk behandling i Verdal kommune, dette gjelder sak PS 56/10 ”Reglement og fullmakt for Verdal Kommunes finansforvaltning” og sak PS 79/11 ”Kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser - Verdal kommune”. Begge disse sakene omhandler områder som i kommunal sektor har hatt stor oppmerksomhet de senere årene.

Det er de siste par årene etablert en betydelig mengde rutinebeskrivelser og prosedyrer for å høyne og sikre kvaliteten på de oppgaver som utføres. Utfordringen nå er å få disse rutinene/prosedyrene satt ut i livet både internt på de enhetene som utarbeider dem og ute på de ulike virksomhetsområdene i kommunen. Dette er en jobb som i 2012 får stort fokus og som det settes av nødvendige ressurser til for å få gjennomført.

Rådmannen vil trekke frem noen områder hvor det har vært jobbet mye med å få bedre rutiner etablert.

  • Avstemming og oppfølging av sykepenger
    Økonomienheten og organisasjonsenheten har i samarbeid avdekket og funnet forklaring på de avvikene. Feil blir nå korrigert i 2012. Avstemming av sykelønn bør optimalt skje hver måned, minimum hvert tertial.
  • Avstemming/opprydding av diverse balansekonti
    Rutiner og ansvarsplassering er foretatt. Avstemming og dokumentasjon av balansen er igangsatt. Arbeidet skal være sluttført innen utgangen av 2012.
  • Avstemming Procasso
    Etter at leverandør av Procasso (kommunens datasystem fir innfordring) kom med helt ny versjon ved påsketider 2011 ble kommunen lovt en helt annen mulighet til å få avstemt bankkontoen i Procasso. Dette viste seg ikke å stemme og etter ca et år med veldig stor ressursbruk fant vi en løsning som fungerte. Ved påsketider 2012 ble det lagt fram en avstemming der alle tall ble forklart.
  • Finansforvaltning
    Nytt finansreglement ble vedtatt av Verdal kommunestyre i sak PS 56/10. Dette med bakgrunn i at Kommunal og regionaldepartementet 16. juni 2009 la frem en ny ”forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning” (finansforskriften). Det vedtatte finansreglementet har en klar målsetting, og rammene er godt innenfor de normer og regler som kommunen er underlagt.

Reglementet ble forelagt uavhengig finanskompetanse for vurdering, risikoprofilen er begrenset og det er utarbeidet rutiner for oppfølging av finansforvaltningen. Reglementet skal opp til ny politisk behandling høsten 2012 da bestemmelsene sier at det skal vedtas minimum 1 gang i hver kommunestyreperiode. Våren 2012 ble det foretatt noen justeringer i rutinene for oppfølging av reglementet. Dette ble gjort i samråd med uavhengig finanskompetanse.
Arbeidet med fortsatt å bedre den økonomiske internkontrollen vil fortsette og det er i den sammenheng avtalt møtepunkter med kommunens revisjon slik at man fortløpende kan evaluere det arbeidet som er gjort.

Rådmannen har satt sterkt fokus på utvikling av internkontrollen i inneværende år, og vil komme tilbake med ytterligere tilbakemelding på hvordan arbeidet med internkontrollen forløper ved fremleggelsen av rapport etter 2. tertial 2012.





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 15.06.2012 15:08
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Johannes Bruns gate 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: 74 04 82 02 E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 Åpningstid: sentralbord 08:00-15:30 Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS