Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

70/12 - Plan forvaltningsrevisjon

Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015

Saksbehandler : Jostein Grimstad

Arkivref : 2012/4713 - /

Saksgang
Utvalg Møtedato Saksnr.
Kommunestyret 25.06.2012 70/12

 
Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret:

  1. Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015.
  2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015:
    1) Sosialtjenesten
    2) Økonomistyring og internkontroll
    3) Personal og organisasjonstjenesten
    4) Miljø
    5) Samhandlingsreformen
  3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.
     

 
Vedlegg:
Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS
 

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

  1. Kontrollutvalgets sak 6/12 ”Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon”
  2. Kontrollutvalgets sak 25/11 ”Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon – oppstart”
  3. Forskrift om revisjon
  4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner
  5. Kommuneloven
     

Saksopplysninger:
Kontrollutvalgets vedtak 05.06.12

  1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015.
  2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 oversendes kommunestyret for videre behandling.
     

SAKSBEHANDLING/SAKSGANG

Saksbehandlers forslag til vedtak

  1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015.
  2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 oversendes kommunestyret for videre behandling.
     

Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret

  1. Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015.
  2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015:
    1) ....
    2) …
    3) …
    4) …
    5) …
  3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.
     

Kontrollutvalgets behandling

Forslag til vedtak i møtet
Ingen

Forslag til innstilling i møte

  1. Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015.
  2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015:
    1) Sosialtjenesten
    2) Økonomistyring og internkontroll
    3) Personal og organisasjonstjenesten
    4) Miljø
    5) Samhandlingsreformen
  3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.
     

Avstemming
Enstemmig

Endelig vedtak

  1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015.
  2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 oversendes kommunestyret for videre behandling.
     

Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret

  1. Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015.
  2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015:
    1) Sosialtjenesten
    2) Økonomistyring og internkontroll
    3) Personal og organisasjonstjenesten
    4) Miljø
    5) Samhandlingsreformen
  3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.
     

Saksopplysninger
Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens §77 4. ledd påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Forvaltningsrevisjon er systematiske undersøkelser for å avdekke hvorvidt, og i hvilken grad, lov og kommunale vedtak blir etterlevd. Evalueringer av måloppnåelse, kommunens organisering og/eller hvor godt de tilgjenglige ressursene utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon.

Forvaltningsrevisjon skal ha elementer av både kontroll og læring. Kontrollaspektet ivaretas ved å påse at virksomheten styres og utøves i samsvar med de gitte regler og normer. I dette ligger også spørsmålet om tjenestene tilfredsstiller gitte krav til omfang og kvalitet. Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppen, hvordan brukerne opplever tjenestene og en kan en måle omfanget av produksjonen mot medgåtte ressurser. I tillegg kan en vurdere hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen kommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur.

Læringsaspektet oppnås bl.a. ved at det gjennom forvaltningsrevisjon kan gi anbefalinger om endringer i systemer og rutiner og/eller en bedre praksis. Forvaltningsrevisjon kan også være viktig grunnlagsinformasjon ved kommunestyrets evalueringer av tidligere og eventuelle nye vedtak.

Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres etter en plan vedtatt av kommunestyre selv. Det vises her til kontrollutvalgsforskriften §§ 9 og 10, hvor det ble bl.a. heter:
”Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.” og

”Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.”

Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder.

For å kunne prioritere mellom områder i kommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må en først ta stilling til hvilket eller hvilke perspektiver en velger å se kommunen fra. Da dette er verdivalg som ikke kan avgjøres på faglig grunnlag er det derfor viktig at forvaltningsrevisjon er godt forankret i kommunestyret. Listen nedenfor er eksempler på perspektiver som kan benyttes for å bedømme vesentlighet.

  • Brukerperspektivet
  • Det politiske perspektivet (etterlevelse av vedtak)
  • Samfunnsperspektivet
  • Det økonomiske perspektivet
  • Arbeidsgiver perspektivet (kommunen som arbeidsgiver)
  • Omdømmeperspektivet
  • Miljøperspektivet
     

Kontrollutvalget ba i sak 25/11 revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse, og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møte i 2012. Kontrollutvalget hadde en dialog med ordføreren og rådmannen om plan for forvaltningsrevisjon i møte den 09.03.12, sak 6/12 der kontrollutvalget ga revisor innspill i det videre arbeidet med planen.

Revisors planforslag
KomRev Trøndelag IKS har utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, se vedlegg. Liste over aktuelle temaer med aktuelle problemstillinger i uprioritert rekkefølge er gitt i vedlegg til dette.

Revisor har gjennom arbeidet med planen foretatt en vurdering av hvilke områder det er knyttet risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke nærmere.

Eksempler på risiko som er lagt til grunn ved revisors vurderinger:

  • Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok
  • Risiko for at lovpålagte krav ikke blir oppfylt
  • Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt
  • Risiko for at mål fastsatt av kommunestyret ikke blir fulgt
  • Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende
  • Risiko for at kommunens eierinteresser ikke forvaltes på en god måte (denne type risiko kan også gi grunnlag til forslag til selskapskontroller)
     

I dette arbeidet har revisor bl.a. analysert og sammenlignet KOSTRA tall med andre kommuner. I tillegg har revisor foretatt en gjennomgang av sentrale dokumenter og har tatt i betraktning erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekter og regnskapsrevisjon.

Det er ikke oppgitt hvor mange timer som er satt av til forvaltningsrevisjon for kommunen, men det antydes 4-5 prosjekter i løpet av planperioden. Det vises for øvrig til revisors forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, med liste over aktuelle prosjekter.

I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon, kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs.
 

Vurdering:
Det er kommunestyret som gjør det endelige vedtak mht. prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ut fra tilgjengelige ressurser vil det ikke være mulig å få gjennomført alle prosjektene i planperioden. Kontrollutvalget må derfor foreta en prioritering før saken oversendes kommunestyret.

Det bør tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon på et eller flere områder. Det anbefales derfor at kommunestyret gir endrings- og omprioriteringsmyndighet til kontrollutvalget.

Revisor avdekket ved sin årsoppgjørsrevisjon for 2011 en del forhold revisor fant det riktig å ta opp i nummerert brev til kontrollutvalget. Det vises her til kontrollutvalgets sak 15/11.
Bl.a. ble det avdekket at svakhetene den økonomiske internkontroll som ble påpekt av revisor ved foregående års årsoppgjørsrevisjon ennå ikke var blitt forbedret.

Svakheter i den økonomiske internkontroll var på dette tidspunkt allerede blitt påpekt over flere år. Den økonomiske internkontroll var derfor et av fokusområdene til kontrollutvalget.  Revisors brev ble fulgt opp av kontrollutvalget i sak 12/11 ”Den økonomiske internkontroll”. Denne saken ble oversendt kommunestyret som påla rådmannen å utbedre den økonomiske internkontrollen i møte den 20.06.11, sak 50/11.

Da forholdet fortsatt ikke synes å være tilfredsstillende fulgt opp, vil en tilrå at det gjøres en evaluering av hvorvidt kommunen er hensiktsmessig organisert.





Publisert: 06.12.2011 08:10 Sist endret: 17.06.2012 20:04
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Johannes Bruns gate 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: 74 04 82 02 E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 Åpningstid: sentralbord 08:00-15:30 Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS