Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Verdal kommunestyre 27.05.13 - PS 38/13 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon "Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall - Oppfølging i byggeperioden

Saksbehandler : Jostein Grimstad

Arkivref : 2010/955 - /210

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Kontrollutvalget 29.04.13 9/13 
Kommunestyret 27.05.13 38/13

Kontrollutvalgets innstilling:
Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen merke seg revisors kommentarer.

Vedlegg
Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon «Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall - Oppfølging i byggeperioden», KomRev Trøndelag IKS

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

  • Kontrollutvalgets sak 019/10
  • Kontrollutvalgets sak 008/10
  • Kontrollutvalgets sak 025/09
  • Kommunestyret 29.09.08, sak 101/08 "Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011"
  • Kontrollutvalget 14.11.07, sak 026/07
  • RSK 001 – Standard for forvaltningsrevisjon
  • Forskrift om kontrollutvalg
  • Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner
  • Kommuneloven 
     

Saksopplysninger:
KONTROLLUTVALGETS BEHANDLING 29.04.2013:
Saksbehandlers forslag til vedtak
Kontrollutvalget slutter seg til rapporten og oversender den til kommunestyret for videre behandling.

Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret
Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen merke seg revisors kommentarer.

Kontrollutvalgets behandling
Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål.

Forslag i møtet
Ingen

Avstemming
Enstemmig.

Endelig vedtak
Kontrollutvalget slutter seg til rapporten og oversender den til kommunestyret for videre behandling.

Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret
Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen merke seg revisors kommentarer.

Saksopplysninger
Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i sak 019/10 " Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet "Følge byggingen av ny barne- og ungdomsskole med svømme- og flerbrukshall"

"Kontrollutvalget ber revisor iverksette forvaltningsrevisjonsprosjekt "Følge byggingen av ny barne- og ungdomsskole med svømme- og flerbrukshall" iht. fremlagte prosjektplan.»

Revisor har ferdigstilt prosjekt og har den 17.04.13 overlevert sin rapport, se vedlegg.

Revisor gir i sin hovedkonklusjon bl.a. uttrykk for at:
«Ved bygging av Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall har retningslinjer for organisering og oppfølging av prosjektet blitt fulgt. Det er gjennomført rapportering til formannskapet som forutsatt, men rapportering i til kommunestyret i henhold til økonomireglementet ble ikke gjort høsten 2012.

Vi mener håndteringen tillegg og endringer i forholdet til NCC er gjort slik det er forutsatt, og at styringsgruppen sammen med byggherreombudet ser ut til å ha hatt god kontroll på dette.

Med et merforbruk på ca 2 % mener revisor at prosjektet har hatt en tilfredsstillende økonomistyring. Styringsgruppen har hatt en bevisst holdning til å fatte beslutninger som har fått økonomiske konsekvenser.

Revisor mener at det skulle blitt opprettet et nytt prosjektregnskap for prosjektet slik økonomireglementet krever.

Revisor mener at Verdal kommune har gjennomført byggeprosjektet på en god måte.»

Revisor legger imidlertid til (side 24):
«Måten journalføringen av tilbud og bestillinger har blitt gjort på underveis i prosjektet, med samling av diverse e-poster i en journalpost, mener vi har gjort det vanskelig å identifisere en del av disse dokumentene i ettertid. Derfor er det også vanskelig å få oversikt over om journalføringen er fullstendig hva gjelder tilbud og bestillinger.

I denne sammenheng vil vi bemerke at KomRev Trøndelag IKS i forbindelse med første del av oppfølgingen av skoleutbyggingen (rapport september 2010) pekte på at journalføringen av saksdokumenter kunne vært bedre. Dette ser fortsatt ut til å gjelde, og vi har også fått opplyst at kommunen i forbindelse med en klagesak til KOFA i utbyggingsfasen ikke fant etterspurt dokumentasjon. Å rydde opp i dette i ettertid vil være en ressurskrevende jobb, derfor bør det vurderes å prioritere ressurser for å sikre dokumentasjon ved oppstart av store prosjekter.»

Rådmannen har avgitt høringssvar som følger vedlagt rapporten (vedlegg 2). Det vises for øvrig til den vedlagte rapport i sin helhet.

Vurdering:
Rapporten synes å ha besvart kontrollutvalgets intensjoner med prosjektet og spørsmål på en god måte.

De foreliggende opplysninger viser at Verdal kommune har gjennomført byggeprosjektet på en god måte. En har likevel merket seg utfordringene med journalføring og arkivering av tilbud og bestillinger.

Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 16.05.2013 16:07
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Johannes Bruns gate 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: 74 04 82 02 E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 Åpningstid: sentralbord 08:00-15:30 Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS