Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Formannskapet 15.06.17- PS 68/17 Organisering av samarbeid etter kommunelovens § 27

Saksbehandler : Jostein Grimstad

Arkivref : 2017/4029 - /

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Formannskapet 15.06.2017 68/17
Kommunestyret    

 

Rådmannens inntilling:

  1. Fagområdet oppmåling etableres som samarbeid etter kommuneloven §27, med navn Innherred kommunesamarbeid, geodata og oppmåling.
  2. Vedtekter for Innherred kommunesamarbeid, regnskap, innfordring og lønn vedtas som foreslått.
  3. Rådmannen får fullmakt til å utarbeide tilsvarende vedtekter for Innherred kommunesamarbeid kemner, ikt, innkjøp og kommuneadvokater samt for Innherred kommunesamarbeid, geodata og oppmåling.
  4. Utfyllende dokumenter, som understøtter vedtektene, utarbeides og legges fram for folkevalgt behandling over sommeren.
  5. Generell samarbeidsavtale for å understøtte fortsatt samarbeidsstrategi utarbeides og legges fram for folkevalgt behandling over sommeren.
     

Vedlegg:
Vedtekter for samarbeid lønn, innfordring og regnskap

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen.

Saksopplysninger:
Kommunestyret behandlet 28.november 2016 (PS 98/16) første sak om avvikling av Innherred samkommune. I denne ble retningen for oppdeling lagt, men også et viktig spor for videre samarbeid i vedtakets punkt 1:
"Levanger og Verdal kommuner er godt tjent med fortsatt bredt samarbeid etter avvikling av Innherred samkommune. En samarbeidsstrategi er grunnperspektivet i arbeidet med avvikling av Innherred samkommune. På sikt kan formalisert samarbeid utvikles med hensyn til innhold og flere samarbeidskommuner innen flere områder."

Rådmennene i kommunene har lagt dette som grunnleggende viktig i det videre arbeidet, men samtidig også holdt prinsipielle linjer for splittingen i tråd med kommunestyrenes retningsangivelser. Kommunestyret kunne derfor i møte 27. mars 2017 (PS 18/17) vedta følgende for videre samarbeidsløsninger etter oppløsning av Innherred samkommune:

  1. For å ivareta vedtatte oppgavefellesskap for Verdal og Levanger fra 1.1.2018 opprettes følgende samarbeidsordninger etter kommunelovens §27.
    a) Samarbeidsordning for regnskap, fakturering, innfordring og lønn, lokaliseres i Verdal.
    b) Samarbeidsordning for IKT, kemner, innkjøp og kommuneadvokat lokaliseres i Levanger.
  2. Styret for samarbeidene utgjøres av rådmennene i de to kommunene. Fagledere møter i styret med tale- og forslagsrett. Representant for ansattes organisasjon gis også møte-, tale- og forslagsrett i styret.
  3. Vedtekter for hver av samarbeidsordningene og samarbeidsavtale legges fram til politisk behandling før sommeren 2017.
  4. De ansatte blir tilsatt i den kommunen vedkommende samarbeid har kontoradresse.
  5. For at samarbeidsordningene skal kunne løse sine oppgaver for kommunene på en effektiv måte må kommunene samkjøre seg og ha samme ikt-systemer, lik arkivplan, så like rutiner som mulig. Dette er også viktig i beredskapssammenheng da kommunene kan avlaste hverandre, hjelpe hverandre og kjøpe tjenester av hverandre der det er nødvendig.
  6. Budsjett for samarbeidet besluttes av styret før kommunenes behandler sine årsbudsjetter. Endelig godkjenning av det enkelte samarbeids budsjett blir med det del av kommunestyrenes ordinære budsjettvedtak. Kostnader fordeles som hovedregel etter innbyggertall. Avvik fra denne kan være som følge av kommunespesifikke satsninger m.v., som gjør dette unaturlig i enkeltstående tilfeller.
  7. Kommunestyret ser at Verdal kommunes brann- og redningstjeneste bør inngå/være tilknyttet et større samarbeid.
    Kommunestyret ber om at det utredes flere alternativer og med ulike samarbeidskonstellasjoner.
    Kommunestyret vektlegger tilstedeværelse i Verdal kommune med egen brannstasjon.
  8. Oppgavene i dagens Dokumentsenter føres i sin helhet tilbake til kommunene.
  9. 9. Kostnader til pensjon for ansatte som har hatt Innherred samkommune som siste arbeidsgiver overtas av vedkommende morkommune.
  10. Eventuell gjeld og fordringer mellom samkommune og deltakerkommunene gjøres opp ved avviklingen.
  11. Samkommunen har ingen anleggsmidler. Omløpsmidler følger samarbeidsordningene og fordeles for øvrig etter innbyggertall som hovedregel.
  12. Eierskapsposter og avtaler med andre partnere og kommuner gjennom Innherred samkommune gjennomgås og posisjoneres i den enkelte kommune i egen sak etter sommeren.
  13. Fondsavsetninger i samkommunens regnskap skal fordeles slik intensjonene bak midlene tilsier, eller har sin opprinnelse. Fondsmidler som er opparbeidet i samkommunen i fellesskap skal fordeles etter folketall, såfremt det ikke er juridiske føringer for annet.
  14. Kommunestyret ber rådmannen utrede muligheten for videreføring av et felles landbrukskontor for Levanger og Verdal/utvikling av tydelige og forpliktende samarbeidsavtaler mellom de to kommunenes landbrukskontorer.
    Vertskommuneløsninger anses ikke tjenlige.
     

Basert på dette er det utarbeidet forslag til vedtekter, og samarbeidene vi oppretter etter kommuneloven §27 gis felles betegnelse Innherred kommunesamarbeid. I tillegg til vedtektene vil det bli utarbeidet utdypende avtaledokumenter for hvert samarbeid. Disse vil detaljere mer om samarbeidenes oppgaver, innhold, styringsprosesser, dokumenter o.s.v.

Nærmere om punkt 3:
Det har ikke vært kapasitet til å utarbeide den generelle samarbeidsavtalen (jf. også punkt 1 i PS 98/16). Dette vil bli gjort over sommeren.

Nærmere om punkt 7:
Utredes i egen sak til kommunestyret i Verdal.

Nærmere om punkt 14:
Det er ikke funnet formålstjenlige organisatoriske løsninger, jf kommunestyrene i Levanger og Verdal sine prinsipielle holdninger, for felles landbrukskontor. Samarbeidsarenaer m.v. beskrives og etableres i forbindelse med opprettelser av egne miljøer i kommunene.

Nærmere om oppmåling (del av dagens Enhet for samfunnsutvikling)

I PS 98/16, punkt 8 ble følgende vedtak gjort:
"Kommunestyret ønsker selv å forvalte arealpolitikk og landbrukspolitikk, som i dag i hovedsak ligger til Enhet for samfunnsutvikling. Kapasitet og kompetanse etableres derfor i egen kommune. Produksjonsoppgavene i oppmålingsseksjonen vurderes nærmere av rådmennene."

I PS 18/17 ble det ikke fattet noe vedtak om plassering av oppmålingsfunksjonen, men i selve saksframlegget kan følgende leses:
"Oppmåling følger som funksjon med tilbake til den enkelte kommune. De praktiske oppgavene er godt egnet for felles ressursbruk, men løses i så tilfelle som samarbeid utenom samarbeidsløsningene som etableres i denne saken."

I gjennomføringsfasen etter denne saken, i april og mai, ser rådmennene at det både kompetansemessig og ressursmessig vil bli en vesentlig bedre løsning å holde dette miljøet samlet. Pr i dag er det seks medarbeidere, som hver for seg har spesifikk kompetanse og tilstrekkelig oppgaver ved å betjene de to kommunene. Det vil ikke bli tilstrekkelig oppgavevolum til å skape to gode miljøer. Det er også et svært sammenvevd teknisk miljø, i form av kartdatabaser, lisenser o.s.v. Oppgavene innebærer ikke utøvelse av politisk skjønn, og rådmennene har – etter samtale med de ansatte - konkludert med at dette er svært godt egnet for fortsatt fellesskap. Det etableres derfor et eget samarbeid etter kommunelovens §27 for disse oppgavene.

Oppgaver knyttet til eiendomsskatt og saksbehandling av delingssaker ligger også til denne faggruppen i dagens enhet for samfunnsutvikling. Disse oppgavene innebærer så mye myndighetsutøvelse at de plasseres sammen med byggsak i de to kommunene.

Når det gjelder fysisk plassering av denne enheten er det hensiktsmessig at en har tilgang på arbeidsplasser i begge kommuner og da i tilknytning til beslektet fagmiljø. Det vil være hensiktsmessig at den ansatte har sitt oppmøtested i den kommunen en skal ha sine oppgaver den enkelte arbeidsdag, men kommuneloven krever at det pekes ut en forretningsadresse. Rådmennene har kommet fram til at det vil være naturlig at dette er Verdal. Dette ut fra prinsippet om at det skal være så lite flytting som mulig slik vi la opp til i sak 19/17.

Vurdering: 
Vedtekter beskrives gjerne som et selskaps/forenings (i vårt tilfelle et formelt kommunesamarbeid etter kommunelovens §27) sin «grunnlov». Kommuneloven § 27 gir følgende bestemmelser om vedtekter for slike samarbeid:

Vedtektene for det interkommunale styre skal inneholde bestemmelser om:

a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes,

b. området for styrets virksomhet,

c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten,

d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser,

e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet.
 

Vedtektene for de tre §27-selskapene ivaretar kommunelovens formkrav, og i tillegg vil det bli utarbeidet dokumenter som detaljerer samarbeidet ytterligere. Dette for å skape et forutsigbart og godt regulert samarbeid, både av hensyn til deltakerkommunene og de ansatte. Underliggende avtaler kommer til behandling i kommunestyret over sommeren.

Daglig ledelse
Kommunelovens bestemmelser sier ikke noe om daglig ledelse av §27-samarbeid, og følgelig heller ikke noe om daglig leder. Men behovet for ledelse er likt her som i det kommunale apparatet for øvrig.

Rådmennene har vurdert to ulike konsepter for daglig ledelse. En hvor en av faglederne i hvert samarbeid også innehar rollen som daglig leder, og en hvor daglig leder-rollen ivaretas av en person for alle samarbeid.

Vi konkluderer med at den antatt beste løsningen er at det ansettes èn person, som ivaretar rollen som daglig leder for de tre samarbeidene. Dette sikrer prosesseffektivitet ved lik og samtidig kommunikasjon med styret for hvert selskap, samtidig som de ulike fagledere i hvert selskap da kan konsentrere sin tid og ressurser inn mot fag og ledelse av egne medarbeidere (innen fagområdet). Med dette sikres også en uhildet leder på tvers av fagområder innen det enkelte samarbeid, som koordinator og fagleders nærmeste overordnede.

Denne rollen vil da også bli en viktig utøver med tanke på hvordan bestilling-/leveranseforventninger mellom deltakerkommuner og fagområder ivaretas. Ikke minst er dette viktig med tanke på å sikre grunnleggende likhet innen fagområdene, og med det mulighet til å levere riktig kvalitet.

I tråd med vedtektene er det styrets ansvar å ansette og instruere daglig leder, men rådmannen finner det riktig å redegjøre slik for hvordan det er tenkt.
 


 
      Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 09.06.2017 11:58
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Rådhusgata 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 (15:00 i juli) Åpningstid: Tlf. 08:00-15:30 (15:00 i juli) Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS