Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Formannskapet 26.04.18 - PS 42/18 Verdal rådhus - oppgradering 1.etg

Saksbehandler : Bjørn Erik Haug

Arkivref : 2018/6755 - /

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Formannskap 26.04.2018 42/18

 

Rådmannens forslag til vedtak: 

  1. Formannskapet tar oppgradering av 1.etg i rådhuset med alternativ 1, innenfor en anslått kostnadsramme på 10,4 mill. kr. til orientering.
     
  2. Kostnaden forutsettes dekket i årene 2018 og 2019 i henhold til vedtatt økonomiplan.
     

Vedlegg:
Priskalkyle og tegninger alt.1, 2 og 3 
 
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen. 
 
Saksopplysninger: 
Innledningsvis viser rådmannen til vurderinger i Kommunestyret 29.01.2018 - PS 3/18 Operasjonalisering av budsjettvedtak:
«Som det framgår av teksten i økonomiplanen er tiden nå inne for å utvikle bruken av byggene i rådhusområdet videre. På sikt kan all ledelse og saksbehandling innen helse, også hjemmetjenesten, lokaliseres i nytt helsebygg. Det frigjør det meste av kapasiteten i Gjensidigegården.

Men det er flere mulige steg før denne langsiktige løsningen er tilgjengelig.

Ombygging av første etasje i rådhuset er planlagt for å samlokalisere arkiv, informasjon og servicetjenester (dokumentsenter og servicekontor fra samkommunen). Med dette vinner kommunen at vi også får et mottaksapparat i rådhuset, med betydningen det har for både publikum og sikkerhet i bygget. Samtidig gir dette mulighet for utvikling av et enhetlig miljø, hvor flere samlet utgjør en mer robust enhet og muligheter for å dra mer veksler på ressurser. Dette bidrar også til mer kapasitet tilgjengelig for NAV i Kinobygget.

Kontorfasilitetene i paviljongen er ikke gode, og de ca 12 personene som har kontorlokaler der bør få tilbud om andre kontorer. En mulighet som er under vurdering er å flytte aktiviteten i dagens Arken til lokalene ved ØBH, og ansatte som i dag har kontorer i Gjensidigegårdens 3. etasje til Arkens lokaler. Det frigjør kapasitet slik at ansatte kan flytte fra paviljongen til den frigitte 3. etasje i Gjensidigegården. Når helsebygget er ferdigstilt kan de ansatte som da har kontorer i Arken flyttes dit og Arken frigjøres til avhending.

Når helsebygget er ferdig kan også hjemmetjenesten flyttes dit, og da frigjøres resten av Gjensidigegården. Dette åpner for at vi kan søke å konsentrere vår bruk av bygg til Rådhuset, Herredshuset og Gjensidigegården. Hvis det går kan Helsebygget frigjøres for avhending. Dersom dette går har kommunen frigjort de to østligste bygningene, Arken og Helsebygget, til avhending og mulig omdanning til andre formål.

Det må presiseres at dette er et tankestadium og ikke igangsatt planlegging eller en fullverdig strategi, jf økonomiplanens avsnitt referert ovenfor. Vi er så tidlig i prosessen at det ikke er kjent om dette «går i hop». Vi må også ha spiserom for ansatte, og bør søke å etablere mer tilpassede lokaler for vielser enn vi har pr tiden.

Det er mange muligheter og sammenhenger som må ivaretas i den videre planleggingen og utviklingen. Men nødvendigheten av å gjøre om rådhusets første etasje er der, og rådmannen er innstilt på å holde planlagt framdrift. Omgjøringen bidrar til å øke kapasiteten fra 16 til om lag 25 mennesker i samme arealer, publikumsmottak og sikkerhetsforbedring – og forbedring og fornyelse av deler av et umoderne og preget bygg. Samtidig må det til for å samlokalisere og samordne ressursene innen arkiv og servicetjenester.»

Arbeidene i denne fasen er innenfor økonomiplanens forutsetninger, men rådmannen synes det er riktig at formannskapet får egen sak om hvordan rådhuset utvikles til å være mer arealeffektivt og for å ivareta nye funksjoner og arbeidsformer.

Kort beskrivelse av nye tiltak:
En arbeidsgruppe bestående av brukere og teknisk drift har sammen med konsulent utarbeidet ulike løsninger og tegninger. Det er i 1.etg to kontorfløyer som er lukket og mørke med store kontorer. De fleste kontorene er 15 kvm, og det er stort for et kontor i dag. Ved å dele fløyene i soner åpner vi opp – får mer lys inn i gangene, og reduserer størrelsen på kontorene. Kontorplassene øker fra 16 til 28.

Det er gjort lite i 1.etg de siste 40 år. Det er derfor nødvendig med oppgradering på alle fagfelt, ikke bare for å modernisere, men for å tilpasse arealene til dagens arbeidsformer.

Det er tegnet en møteplass for begge fløyene med kaffemaskin og stoler/sofagruppe. En kopimaskin for hver av fløyene.

Foajeen og inngangen beholder vi. Men mot sør åpner vi opp murvegg slik at det blir en lett tilgjengelig publikumsinngang. Mot nord kan det være pc for selvbetjening og servicefunksjoner. Det blir svært lite endring i publikumsareal, men i den videre prosessen involveres Rådet for likestilling av funksjonshemmede, slik at innspill i medvirkningsprosess blir ivaretatt.

Vi arbeider nå med oppgradering av ventilasjonsanlegget som er fra midten av syttitallet. Vi bytter nå ut aggregatet, og kan oppgradere kanalene og legge til rette for varme-/kjølepumpe.
Elektriske løsninger må også fornyes. Det er for lite datapunkter og kontakter på eksisterende kontorer, og nye led-lamper for å få ned strømforbruket er nødvendig når armatur byttes.
Oppgraderer vi el og ventilasjon må vi bytte himlinger, gjør vi om romløsninger må vi også legge nye gulvbelegg. Vi bør også male i gangene.

Med oppgradering har vi fleksible og gode arbeidsplasser i mange år framover.

Nytt servicekontor:
God tilgjengelighet for publikum, sikkerhet for ansatte, nært kopi/arkiv, mindre kontor for mulighet til samtaler og fleksible større kontorer.

Kontorfløya:
Fleksible løsninger for nye kontor. Ved å åpne opp kontorfløya har vi mulighet for både mindre kontorlandskap, mindre kontorer og noen større kontorer. Det er også muligheter for å forandre kontorløsningene etter behov.

Rådmannen mener alternativ 1 bør velges. Se tegninger i 3-D nedenfor.

Del av kontorfløy 1. etasje
Del av kontorfløy 1. etasje


Økonomi og styringsgevinster ved ombygging:
Renovering og ombygging i hht forslaget øker fleksibilitet for innredning i cellekontorer og evt åpne kontorlandskap. Økt fleksibilitet innebærer at det vil være mindre kostnader knyttet til endringer i bruken av lokalene. Ombyggingen medfører også at dagens nedslitte lokaler gis nye bruksår som moderne og tidsriktige kontorlokaler langt inn i framtiden.

Ombygging vil øke renter og avdrag for kommunen. Samtidig vil også bedre arealutnyttelse ha en iboende langtidsgevinst. En beregning av gevinst ved fortetting inneholder en del skjønnsmessige vurderinger. Beregningen har likevel nytteverdi fordi den kan sette noen grove tallstørrelser på besparelsen ved å utnytte arealet bedre. Et grovt overslag viser at en økning av antall kontorplasser fra 15 (dagens arealutnyttelse) til 28 (ombyggingsforslaget) innenfor samme areal (630 kvm) kan gi en fortettingsgevinst på 20.000 til 30.000 kr årlig pr kontorplass. Det er da regnet gjennomsnittlig årlige kostnader for avskrivninger (verditap på ombyggingskostnaden), renteutgifter på finansiering av ombyggingskostnad og normtalltall for drift av lokalene. Fortetting av rådhuset kan inngå i en samlet strategi for å frigjøre kommunale arealer for salg. Eventuelle salgsinntekter fra bygg vil kunne redusere låneopptak for de ombyggingskostander kommunen får på fortetting og fornying av bygningsmasse.

Fortetting betyr også at første etasjen på rådhuset kan fylles opp med flere ansatte som i dag har kontorsted andre steder. Dette gir muligheter for samlokalisering av flere ansatte med oppgaver innenfor analyse og styring. Samlokalisering vil kunne bidra til styrket utviklingskraft og enklere tverrfaglig utveksling av kompetanse. Fagmiljø som er samlokaliserte vil også lettere kunne styres og formes innenfor organisasjonskulturen. Dette er fordeler som det er vanskelig å beregne noen økonomisk gevinst for, men det er likevel grunn til å tro at det er en gevinst her.

Kostnader
Vi beholder en del eksisterende romløsninger som får ned kostnader, men åpner også opp gangene og øker kontorplasser. Det får ned kostnader på arbeidsplass.
Arbeidsgruppa mener alternativ 1 er den beste løsningen etter krav og ønsker som ble stilt.

Kalkyler på 10,4 mill. kr for begge fløyene på 630 kvm (16 500 kr/kvm) for alt.1. Pris vet vi først når anbud hentes inn.

Ett alternativ der noe mindre gjøres (alt.3) har kalkyle på 9,2 mill.kr.
Ett alternativ der noe mer gjøres (alt.2) har kalkyle på 12,1 mill.kr.
Se vedleggene for kostnadsoppsett og tegninger for de tre alternativene.

Det er lagt til grunn at begge fløyene oppgraderes samtidig for å få ned kostnader og spare tid. Servicekontoret kan fremdeles være på kinobygget mens stab må flytte midlertidig.

Det som ikke er tatt med er behovet for nye vinduer, de er originale fra 70-tallet på hele rådhuset. Romløsningene vil ikke forandre muligheten for bytte av vinduer med samme størrelse.

Det er i budsjett 2018 og 2019 - Rådhusbygg - tilpasninger bygg satt av 12,0 mill kr.

Vurdering:
Det er mange muligheter og sammenhenger som må ivaretas i den videre planleggingen og utviklingen av administrasjonsbygg. Men nødvendigheten av å gjøre om rådhusets første etasje er der. Omgjøringen bidrar til å øke kapasiteten i samme arealer, publikumsmottak og sikkerhet bedres, og det blir forbedring og fornyelse av deler av et umoderne og lite effektivt bygg. Samtidig må det til for å samlokalisere og samordne ressursene innen arkiv og servicetjenester.

Ved å øke kapasiteten på rådhuset legger vi til rette for muligheter for å avhende andre bygg.

Rådmannen arbeider videre med perspektivene om å rive paviljongen og bygge nytt tilbygg (til spiserom, vigselrom, kontor og møterom), og utnytte Vektergata 7-9 i alle tre etasjene (oppgradere 2.etg) slik at administrasjonen kan samles i Rådhuskvartalet. De videre perspektivene vil måtte bli vurdert i økonomiplansammenheng, og det vil i de videre prosesser også klargjøres hvilke funksjoner som blir i helsebygget, og hva dette medfører av kapasitetsbruk i Vektergata 7-9.
 
 
 
     Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 19.04.2018 14:25
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Rådhusgata 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 (15:00 i juli) Åpningstid: Tlf. 08:00-15:30 (15:00 i juli) Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS