Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Formannskapet 17.01.19 - PS 4/19 Kommunikasjonsplan og interesseanalyse nytt helsebygg i Verdal

Saksbehandler : Øystein Kvistad

Arkivref : 2019/158 - /

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Formannskapet 17.01.2019 4/19

 

Rådmannens forslag til vedtak:

  1. Formannskapet tar saken til orientering.
  2. Rådmannen tar med seg formannskapets innspill inn i det videre arbeidet med kommunikasjonsplan for nytt helsebygg.
     

Vedlegg: 
Interessentanalyse Nytt helsebygg Verdal. (XLSX - Excel-format)

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 
Ingen.

Saksopplysninger:
Verdal kommunestyre fattet den 29.01.2018 i PS 3/18 vedtak om at rådmannen bes legge fram sak som «inneholder en helhetlig og spisset strategi for rapportering, informasjon, kommunikasjon og samhandling» primært knyttet til kommunens planlagte investeringer innen omsorg- og oppvekstsektoren i den kommende økonomiplanperioden (2019 - 2022).

Som en del av forarbeidet til ovennevnte sak, som for øvrig legges fram til politisk behandling i løpet av første kvartal 2019, er det naturlig at formannskapet blir orientert om – og involvert i – arbeidet med en egen kommunikasjonsplan for det fremtidige helsebygget i Verdal.

Først litt bakgrunn om allerede gjennomførte kommunikasjons- og samhandlingstiltak: For i likhet med oppvekstsektoren er det også på velferdsområdet de siste par årene gjennomført en rekke åpne temamøter (seks i 2017, fem i 2018) for å informere og involvere innbyggere og politikere i arbeidet med å belyse tjenesteinnhold, struktur, rettigheter og muligheter, planprogram og planprosess, samfunnsmedisinske betraktninger m.m. knyttet til den forestående storsatsingen på nytt helsebygg i kommunen.

Når det gjelder organiseringen av selve plan- og byggeprosessen er det nedsatt en egen samspillsgruppe som har hovedansvar for å følge opp politiske vedtak, holde økonomisk styring, rapportere til politisk og administrativ ledelse og sørge for et godt samarbeid med prosjektleder. Helselederne har i hele perioden et særskilt informasjonsansvar overfor brukere, pårørende og ansatte.

Samspillgruppen, som har gjennomført møter annenhver uke fra oppstarten i august 2017 og frem til nå, består av:

  • Virksomhetsleder institusjonstjenesten Unni Haugan Sellæg
  • Virksomhetsleder hjemmetjenesten Gunn Wolden
  • Virksomhetsleder bo og dagtilbudstjenesten Per Tore Sandsaunet
  • Virksomhetsleder kultur Ingvild Aasen
  • Ingeniør/rådgiver Oddvar Govasmark
  • Innkjøpsrådgiver Jon Erik Isidor Carlsen Englund
  • Rådgiver Ingunn Sund Forbord
  • Kommunalsjef Trond Selseth
  • Kommunalsjef Anne Kari Haugdal
  • Prosjektleder Siri Bakken
     

I tillegg til de fast berammede 14-daglige møtene er det gjennomført fire allmøter hvor alle ansatte i helse- og omsorg er invitert; ett i januar 2018 og ett i mai 2018 (for at alle skal kunne delta er allmøtene gjennomført to ganger samme dag for å nå alle som går i turnus).
Foruten samspillgruppen er det etablert en egen referansegruppe som kalles sammen for å belyse aktuelle problemstillinger i prosessen. Referansegruppen kan også på eget initiativ reise spørsmål de ønsker belyst. Gruppens medlemmer er:

  • Trine Reitan
  • Marit Voll
  • Pål Sverre Fikse (Silje Hegdal Sjøvold – permisjon fra 18.06.2018-01.01.2019)
  • Jon Birger By
  • Olaug Harriet Nestvold
  • Leif Martin Haugan
  • Brita Kleven Thorsvik
  • Stein Aamdal
  • Inger M Skreden Valstad
  • Victoria Reiakvam
  • Ingvild Gregersen Myhre
  • Mildrid Kjenstad Holst
  • Lars Morten Lersveen
  • Grete Sivertsen
     

Det er gjennomført fem møter med referansegruppa i perioden februar – august 2018. I spørsmål som angår utformingen av rom- og funksjonsprogrammet i plan- og samspillsfasen er det også etablert egne ansatte-/brukergrupper. Det er gjennomført møter med ansattgrupper annenhver uke i perioden august 2017 – juni 2018.

I forlengelsen av dette er det også nedsatt brukergrupper utover ansattgruppene. Det er gjennomført flere møter med lag og organisasjoner i samme periode, f.eks. borettslag, naboer til tomta, Skotthyllklubben og pårørendeforeninger.

Følgende temamøter er gjennomført:

  • 24.02.17 - "God omsorg - dine rettigheter og muligheter" Virksomhetslederne Per Tore Sandsaunet og Gunn Wolden er innledere på temamøtet.
    - hvilke helse- og omsorgstjenester du kan søke på
    - hvordan du søker på helse og omsorgstjenester
    - hvordan søknaden din utredes før det fattes vedtak
    - hvordan du kan klage på et vedtak
  • 31.03.17 - «Nytt helsebygg» det ble informert om Kommunestyrets vedtak for det nye helsebygget og videre prosess v/Anne Kari Haugdal
  • 07.06.17 - "Kommunens helse- og omsorgstjenestetilbud" Gunn Wolden
  • 26.09.17 - "Hvordan kan arkitektur være verktøy for bedre folkehelse?" Siri Bakken
  • 24.10.17 - "Samfunnsmedisinske ventelister" Steinar Krokstad HUNT
  • 05.12.17 – "Er smått alltid godt i demensomsorgen?" Karin Høyland, seniorforsker NTNU / SINTEF
  • 09.01.18 - "Planprogram og planprosess nytt helsebygg?" Pål Gauteplass (NorConsult) og Siri M. Bakken (Oslo Works)
  • 13.02.18 - "Trafikkutvikling i et folkehelseperspektiv – hvordan dra i samme retning?",
    ved Marthe Leistad Bakken (samfunnsplanlegger/folkehelsekoordinator, Verdal kommune ), Petter Voll (virksomhetsleder Landbruk, miljø og arealforvaltning, Verdal kommune) og Jorunn Dahling (leder Trafikksikkerhetsutvalget)
  • 13.03.18 - "Personsentrert omsorg for demente" - innledning ved avdelingsleder Ingunn Sund Forbord. Dette temaet er det første i en serie på tre temakvelder som handler om innholdet i det nye helsebygget. Det var lagt opp til dialog etter Sund Forbord sin innledning.
  • 24.04.18 - "Hvordan kan sang, musikk og bevegelse bli en del av tilbudet i det nye helsebygget?" Odd Håpnes kompetansesenter kultur og helse
  • 22.05.18 - "Samfunnsmedisinske betraktninger om sammenhengen mellom aldring og helse og tjenesteutvikling i det nye helsebygget" Ragnhild Aunsmo.
     

Gjennomgangen over viser at det er etablert en rekke samspillsarenaer mellom administrasjon, politikk og innbyggere de senere år som på best mulig vis skal ivareta den enkeltes påvirkningsmulighet og reell anledning til å holdes godt informert så tidlig som råd i planleggings- og gjennomføringsfasen. Disse arenaene skal videreføres og videreutvikles i tiden som kommer slik at alle involverte skal få et best mulig beslutningsgrunnlag for det historiske investeringsløftet Verdal kommune skal gjennomføre på omsorgssektoren de kommende år.

Figuren under illustrerer hvordan kunnskapsgrunnlaget – altså det vi vet og kommuniserer – utgjør fundamentet for en vellykket samhandling mellom administrasjon, politikk, ansatte, innbyggere og andre interessenter. Trepartssamarbeidet i denne sammenheng er mer enn arbeidslivsspørsmål og inntektspolitikk. Det er en beskrivelse på det gjennomgående samarbeidet mellom administrasjon, ansatte/tillitsvalgte og politisk nivå.

Kunnskapsgrunnlaget som fundament
Fig. 1 – Samhandlingsprinsipp for Verdal kommune

Blant de hjelpemidler kommunen har i sin verktøykasse, er en mal for utarbeidelse av kommunikasjonsplaner. Denne malen er lik for alle typer saker, og er kort fortalt en oppskrift for hvordan en utarbeider en plan som viser hva som skal kommuniseres, til hvem, samt når og hvordan dette skal gjøres.

Felles for alle kommunikasjonsplaner er at de starter med å kartlegge hvem som har interesse i en sak, det vil si personer, organisasjoner og institusjoner som kan tenkes å bli berørt av saken/prosjektet. Eksempelvis, er det noen som har noe å tjene på at prosjektet lykkes eller mislykkes? Bidrar vedkommende med ressurser i prosjektet; mennesker eller penger? Arbeider vedkommende i prosjektet? Blir noen påvirket av prosjektgjennomføringen? Av resultatet?Illustrasjon

Interessenter grupperes gjerne inn i tre kategorier (se fig.2) Den innerste sirkelen er kjerneinteressenter – de som er med og fatter beslutninger. Den mellomste sirkelen er primærinteressenter – de vi skal samarbeide med. Og den ytterste sirkelen er sekundærinteressenter – de vi skal informere.

I denne sammenhengen gjelder det altså å sikre involvering av de viktigste interessentgruppene slik at vi får et best mulig beslutningsgrunnlag for løsninger og organisering av det nye helsebygget og det totale helse- og omsorgstilbudet i Verdal.

 

Samspillgruppen har i perioden 18. des. 2018 – 4. jan. 2019 jobbet med interessentanalysen for nytt helsebygg. Et eksempel på utfylling fra et medlem i gruppa er vedlagt saken og er ment som et hjelpemiddel. Verdal formannskap inviteres med dette å komme med innspill til interessentanalysen, i møte, slik at også kommunikasjonsplanen har påvirkning fra de folkevalgte helt fra begynnelsen av. Er det interessenter som mangler i vedlagte oppsett? Bør interessegruppene vektlegges annerledes? Kort sagt – hvem bør føle seg inkludert og ha eierskap til prosjektet?

Den videre gangen i utarbeidelsen av kommunikasjonsplanen blir å tidfeste konkrete tiltak i en tabelloversikt. Noen tiltak vil ikke være tidsspesifikke, men skal gå kontinuerlig gjennom hele prosjektfasen og fram til åpning av helsebygget høsten 2021. En kommunikasjonsplan er uansett ikke et statisk dokument. Planen justeres etter eventuelle endringer i forutsetningene for prosjektet og oppdateres etter at hver fase i prosjektet er avsluttet.

Før det kan utarbeides en ferdig kommunikasjonsplan, som for øvrig skal legges fram for formannskap og kommunestyre i februar 2019, må altså mulige interessenter – beslutningstakere, samarbeidspartnere, de som skal informeres – være kartlagt i mest mulig detalj.

Det som kan bidra til å forenkle arbeidet med interessentanalysen er å tenke gjennom hva som vil være naturlige faser (og dermed interessenter) i et slikt byggeprosjekt.

  • Tilbudsfrist, konkurranse, tildelingskriterier
  • Presentasjoner fra tilbydere/entreprenører
  • Forhandlinger med tilbydere/entreprenører
  • Offentliggjøring av tildeling
  • Forprosjekt bygg. De første skissene...
  • Samspillfase(r)
  • Byggefase. Fra første spadestikk til befaring – for byggherre, egne ansatte, brukere pårørende, frivillige, næringsliv, naboer etc.
  • Overgang fra gammel driftsmodell til ny drift
  • Åpning oktober 2021
     

  
Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 11.01.2019 10:30
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Rådhusgata 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 (15:00 i juli) Åpningstid: Tlf. 08:00-15:30 (15:00 i juli) Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS