Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Formannskapet 15.02.19 - PS 15/19 Kommunikasjonsplan Verdal bo- og behandlingssenter

Saksbehandler : Øystein Kvistad

Arkivref : 2018/4302 - /

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Formannskapet 15.02.2019 15/19
Kommunestyret    

 

Rådmannens innstilling:
Formannskapet tar saken til orientering.
 
Vedlegg: 
Interessentanalyse.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 
Ingen.

Saksopplysninger:
Verdal kommunestyre vedtok 29.01.2018 i PS 3/18 følgende punkt 10:
«[...] Verdal kommune står foran et historisk investeringsløft. Brutto investeringer i neste 4 – årsperiode anslås til hele 1, 2 mrd kroner. Investeringsvolumet er i hovedsak konsentrert om kommunale kjerneoppgaver innen helse, pleie og omsorg samt innen oppvekst – særlig i skolesektoren.

Denne formidable satsingen vil medføre en betydelig kvalitetsheving av helt sentrale deler av den kommunale velferds – og tjenesteproduksjonen. Investeringsløftet vil også gi langt bedre muligheter til bedre tjenesteproduksjon i en mer fleksibel og mer moderne bygningsmasse. Denne vil i langt større grad enn i dag være bedre tilrettelagt for de stadig mer effektive logistikk – og teknologiløsninger som løpende utvikles og implementeres.

Kommunestyret registrerer med tilfredshet rådmannens fokus på ledelse, lederutvikling og lederstøtte. Dette sammenholdt med oppbyggingen av en ny utviklingsstab med tung økonomisk analyse – og styringskompetanse er etter kommunestyrets syn en god og nødvendig strategi for å lykkes med det store velferdsløftet Verdal kommune skal gjøre i økonomiplanperioden.

Det er kommunestyrets klare politiske ambisjon å ivareta både økonomisk ansvarlighet i kommuneøkonomien og kommunens utviklingskraft over tid. En stabil og forutsigbar politikk, klare økonomiske prioriteringer og politisk vilje til god økonomistyring er grunnlaget for felles trygghet for innbyggere, ansatte og tjenestetilbudet som sådan. Kommunestyrets ambisjon om 2 % netto driftsresultat ligger fast. Det erkjennes likevel at resultatene vil kunne svinge i en kommune med våre rammebetingelser.

Rådmannen bes legge fram sak til politisk behandling som inneholder en helhetlig og spisset strategi for rapportering, informasjon, kommunikasjon og samhandling mellom politisk og administrativt nivå for gjennomføringen av investeringsløftet i økonomiplanperioden 2018 – 2021. Innbygger- og ansattfokuset vektlegges tungt i saken. [...]»

Som en del av forarbeidet til denne saken, ble formannskapet i PS 4/19 invitert til å være med i utarbeidelsen av en interesseanalyse for en kommunikasjonsplan spisset mot helse- og velferdsområdet. Samtidig ble det gjort rede for de mange kommunikasjons- og samhandlingstiltak som er gjennomført i 2017 og 2018 innenfor helse og velferd, da dette ikke er dokumentert i egen politisk sak tidligere. Formannskapet tok saken til orientering.

Eksisterende planverk, besluttet av folkevalgte organer, beskriver rammen for hva kommunen skal holde på med og strategier for hvordan dette skal gjennomføres. Verdal kommune vedtok i PS 32/17 Planstrategi for perioden 2017-2020. Planstrategiens funksjon er å ivareta kommunestyrenes lederskap i samfunnsplanleggingen ved;

  • å gi retning for bærekraftig samfunnsutvikling og ramme inn kommunale planprosesser
  • å klargjøre hvilke planoppgaver som skal prioriteres
  • å peke på planoppgaver hvor interkommunal og regional samhandling er fordelaktig.
     

Planstrategien beskriver også (side 11 og 12) de planbehov som de strategiske valgene for samfunnsutviklingen utløser. Hvilke planer som skal utarbeides, vedtas altså i planstrategien.

I tillegg til planstrategien har Verdal kommune vedtatt et plan- og styringssystem; PS 112/17. I plan- og styringssystemet beskrives nasjonale krav til og føringer for kommuneplanleggingen, alle lovpålagte og frivillige kommunale planer og rapporter, planenes formål og innhold, hvordan planer samordnes samt krav til gjennomføring av planprosesser.

Plan- og styringssystemet beskriver inngående hva en legger i begrepet representativt demokrati, hvordan innbyggerne kan påvirke beslutninger og delta i åpen debatt mellom valgene, hvordan medvirkning og involvering skal foregå (deltakertrappa, se fig. under), de ulike arenaer som er etablert for medvirkning, samhandling og involvering, samt formål og innhold i den enkelte plan (kommuneplan, kommunedelplaner, temaplaner, virksomhetsplaner, økonomiplan og budsjett) og rapportering og resultatvurdering knyttet til hver enkelt av disse.

Deltakertrappa
Fig. 1 - Deltakertrappa

Kommuneplanlegging i henhold til lov forutsetter tydeliggjorte roller i planarbeidet, ansvarsplassering hos politisk og administrativ ledelse og involvering av tillitsvalgte. Det forutsetter også kontinuerlig relasjonsbygging og dialog med innbyggere og aktører i og utenfor kommuneorganisasjonen. Dette er også tema som beskrives i plan- og styringssystemet.

I stort kan det altså argumenteres med at det allerede foreligger en vedtatt helhetlig strategi som den kommunestyret etterspør. Den etterfølgende saksframstilling vil derfor konsentreres om den spesifikke kommunikasjonsplanen for Verdal bo- og behandlingssenter, som forespeilet i PS 4/19.

Det fremtidige Verdal bo- og behandlingssenter har en lang rekke interessenter. Disse er definert i egen interessentanalyse som er vedlagt saken og som formannskapet har hatt anledning til å være med og utvikle. Det viktigste målet med kommunikasjonen er å sikre involvering av de viktigste interessentgruppene slik at vi får et best mulig beslutningsgrunnlag for løsninger og organisering av helsehuset og det totale helse- og omsorgstilbudet i kommunen.

Kommunikasjonsplanen skal sikre at utviklings- og endringsprosessene i helse- og velferd kommuniseres av rådmannen, virksomhetsledere og avdelingsledere ut fra de felles mål som ligger til grunn for arbeidet når det iverksettes kommunikasjonstiltak, når det gis uttalelser til media og generelt i arbeidet med oppfølging av utviklings- og endringsplanen. Dette er viktig for kommunestyret og administrativ ledelse slik at utviklings- og endringsprosessene framstår som enhetlige, og slik reduserer risikoen for motstridende og feilaktige budskap. Planen skal bidra til at involverte parter er koordinerte når det gjelder tiltak og utspill som dreier seg om mål, hensikt og oppgaver knyttet til utviklings- og endringsprosessene.

Kommunikasjonsplanen er ikke et statisk dokument. Den våkne leser vil allerede ha gjenkjent flere formuleringer fra Kommunikasjonsplan Helse og velferd 2016-2019, noe som sånn sett illustrerer poenget. Kommunikasjonsplanen justeres etter eventuelle endringer i forutsetningene for prosjektet og oppdateres etter hver fase i prosjektet er avsluttet.

Kommunikasjonsmål:

  • Helhetlig og samordnet kommunikasjon
  • Aktuelle interessenter skal føle seg inkludert og ha eierskap til prosjektet
  • Kommunisere kvalitetene til det nye prosjektet og funksjon i det totale helse- og omsorgstilbudet i Verdal. Ansatte: Løsninger, organisering og kompetansemiljø. Eksternt: Trygge og gode helse- og omsorgstjenester og gode hjem for lengre og kortere opphold. Legger til rette for at eldre skal kunne bo hjemme lengre.
  • Være tydelig på at det nye og moderne bo- og behandlingssenteret er et viktig ledd i å styrke den hjemmebaserte helse- og omsorgstjenesten
  • Skape begeistring for prosjektet – blant brukere, ansatte, øvrige involverte og befolkningen i Verdal
     

Kommunikasjonsmålene vil variere i viktighet avhengig av i hvilken fase prosjektet befinner seg i. Målene for de ulike fasene kan se slik ut:

Konseptfasen:
Sikre inkludering av de viktigste interessentene og få dem med på laget. Bidra til eierskap i prosjektet og diskutere fram de gode løsningene og organiseringen av helse- og omsorgstjenestene. Viktigste målgrupper i denne fasen er egne ansatte i helsesektoren, brukere, pårørende og byggherre.

Forstudien:
Her settes prosjektet inn i en større sammenheng – valg som er tatt skal begrunnes. Viktig at skisser begrunnes og forklares. Fokus på hovedbudskapene. Viktige målgrupper: Egne ansatte i helsesektoren, brukere, pårørende, naboer/næringsliv, byggherre. En fase der det er fornuftig å gjennomføre folkemøter, dvs. før beslutninger tas.

Samspillfasen:
Denne interaksjonsfasen mellom kommune/byggherre og entreprenør blir viktig for det endelige resultatet. Intern forankring blir stikkord i denne fasen. Parallelt med planlegging, utvikling og bygging av bo- og behandlingssenteret foregår det også en betydelig tjeneste-, organisasjons- og teknologiutvikling. Dette arbeidet vil gi viktige innspill til byggeprosjektet og samspillfasen dette skal gjennom før byggestart. I Verdal har en egen samspillgruppe gjennomført møter annenhver uke fra oppstarten i august 2017 og frem til i dag (jfr. PS 4/19). Fire allmøter for ansatte, fem møter for en egen referansegruppe i perioden februar – august 2018 er også gjennomført – i tillegg til egne ansatte-/brukergruppemøter for diskusjon rundt rom- og funksjonsprogrammet.

Byggefasen:
Benytte det visuelle som byggeprosessen byr på og gjennomføre befaringer med ulike interessenter. Viktig i denne perioden å kommunisere hvordan det totale helsetilbudet skal fungere. Hovedvekten av mediesaker kommer i denne fasen. Sentrale målgrupper blir media, Verdals befolkning, egne ansatte i helsesektorene, naboer, byggherre, øvrig næringsliv.

Åpning og drift: Bygget står ferdig, gammel driftsmodell forlates til fordel for ny drift og offisiell åpning.

Noen nøkkeldatoer framover:

  • Anbudsvalg 27. jan. 2019
  • Kontraktsinngåelse 8. februar 2019
  • Byggestart 1. januar 2020
  • Innflytting 1. oktober 2021
     

Så langt det er mulig bør det etterstrebes å presentere planer, tegninger og vedtak internt før det går ut eksternt til media og øvrige interessenter – enten via allmøter eller utsendelser på epost/intranett. e.l.

Budskap:

  • Verdal bo- og behandlingssenter blir et sentralt grep for å styrke helse- og omsorgstjenesten i kommunen. Vi skal lage et godt botilbud som føles som et hjem, utfordringer skal løses på et lavere nivå. I prosessen skal kommunen legge mer til rette for forebygging, velferdsteknologi og rehabilitering. Folk skal med det kunne bo lengre hjemme. Slik skal man på sikt kunne bruke mindre tid og penger til pleie og omsorg. Dette er også litt av argumentasjonen når en forsvarer å bruke over 400 millioner på et nytt helsehus.
  • Den nye bygningen skal bli et foregangseksempel. Ansatte, brukere og pårørende har vært viktige bidragsytere for å definere tjenesteyting, byggets funksjonalitet/kvaliteter og bygningen som arbeidsplass. Skal stå klart i oktober 2021.
  • Kommunen skal settes bedre i stand til å møte innbyggernes behov for helse- og omsorgstjenester på en brukerorientert måte med god faglighet, og som gir trygghet ved alvorlig sykdom og sviktende helse.
  • Fokuset er på bruker. Vi skal jobbe smartere for å øke brukertida. Vi skal IKKE øke andelen av helse- og omsorgskostnader som går til institusjonsdrift. Økt ressursinnsats fremover skal skje innenfor de hjemmebaserte helse- og omsorgstjenestene.
     

Tidfesta tiltak 2019 – 2021:

Første del tidfesta tiltak
del 2 tidfesta tiltak
del 3 tidfesta tiltak
del 4 tidfesta tiltak

Vedlegg: Interessentanalyse

Vurdering:
Saken beskriver bakgrunnen for utarbeidelsen av – og innholdet i – en kommunikasjonsplan for helse og omsorgsområdet spesielt rettet mot de betydelige investeringer som skjer på anleggssiden de nærmeste par årene.
Det er rådmannens vurdering at planen ivaretar målsettingen om å sikre involvering av de viktigste interessentgruppene og derigjennom et best mulig beslutningsgrunnlag for løsninger og organisering av helsehuset og det totale helse- og omsorgstilbudet i kommunen.

Kommunikasjonsplanen er ikke et statisk dokument og vil bli justert etter eventuelle endringer i forutsetningene for prosjektet. Planen oppdateres etter at hver fase i prosjektet er avsluttet.

  
Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 08.02.2019 15:18
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Rådhusgata 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 (15:00 i juli) Åpningstid: Tlf. 08:00-15:30 (15:00 i juli) Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS