Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Kommunestyret 29.10.2018 - PS 83/18 Forvaltningsrevisjon teknisk drift, offentlige anskaffelser mv

Saksbehandler : Jostein Grimstad

Arkivref : 2018/6794 - /217

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Kommunestyre 29.10.2018 83/18

 

Kontrollutvalgets innstilling:

  1. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser legges til grunn og etterleves for anskaffelser, spesielt for anskaffelser under nasjonal terskelverdi.
  2. Kommunestyret ber rådmann påse at dokumentasjonsplikten i forbindelse med anskaffelser overholdes.
  3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at rutiner i forbindelse med anskaffelser etterleves, og om nødvendig, endre gjeldende rutiner og/eller utarbeide nye rutiner, for å sørge at etterlevelsen oppfyller kommunens eget regelverk.
  4. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens øvrige merknader og funn.
  5. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølging av rapporten i kontrollutvalgets møte i februar 2019.
  6. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til orientering.
     

Vedlegg: 
Rapport forvaltningsrevisjon teknisk drift, offentlige anskaffelser mv. 

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen. 

Saksopplysninger:

Behandling i kontrollutvalget 21.09.18:
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling

Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonen til orientering og oversender den til kommunestyret for politisk behandling med følgende innstilling:

  1. Kommunestyret ber rådmann sørge for at lov og forskrift etterleves for anskaffelser, spesielt for anskaffelser under nasjonal terskelverdi.
  2. Kommunestyret ber rådmann sørge for at kommunens eget regelverk for anskaffelser til enhver tid samsvarer med gjeldende lov og forskrift.
  3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at rutiner i forbindelse med anskaffelser etterleves, og om nødvendig, endre gjeldende rutiner og/eller utarbeide nye rutiner, for å sørge at etterlevelsen oppfyller lov og forskrift.
  4. Kommunestyret ber rådmann påse at dokumentasjonsplikten i forbindelse med anskaffelser overholdes.
  5. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens øvrige merknader og funn.
  6. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølging av rapporten innen utgangen av 2019. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til orientering.
     

Vedlegg
Verdal kommune rapport.pdf

Fagansvarlig forvaltningsrevisjon Unni Romstad presenterte forvaltningsrevisjonen og besvarte spørsmål fra utvalget.

Kontrollutvalgets medlem, Jostein Grande, ba om følgende protokolltilførsel:
"Med tanke på kjørebøker for private kjøretøy og for bruk av kommunale kjøretøy viser revisjonsrapporten at Verdal kommune har et godt system og at reglementet er korrekt. Ifølge revisor har dog revisjonen ingen mulighet til å etterprøve at de faktiske forhold er i overenstemmelse med det som anvist og attestert etter reglementet."

Omforent forslag
Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonen til orientering og oversender den til kommunestyret for politisk behandling med følgende innstilling:

  1. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser legges til grunn og etterleves for anskaffelser, spesielt for anskaffelser under nasjonal terskelverdi.
  2. Kommunestyret ber rådmann påse at dokumentasjonsplikten i forbindelse med anskaffelser overholdes.
  3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at rutiner i forbindelse med anskaffelser etterleves, og om nødvendig, endre gjeldende rutiner og/eller utarbeide nye rutiner, for å sørge at etterlevelsen oppfyller kommunens eget regelverk.
  4. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens øvrige merknader og funn.
  5. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølging av rapporten i kontrollutvalgets møte i februar 2019.
  6. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til orientering.
     

Vedtak:
Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonen til orientering og oversender den til kommunestyret for politisk behandling med følgende innstilling:

  1. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser legges til grunn og etterleves for anskaffelser, spesielt for anskaffelser under nasjonal terskelverdi.
  2. Kommunestyret ber rådmann påse at dokumentasjonsplikten i forbindelse med anskaffelser overholdes.
  3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at rutiner i forbindelse med anskaffelser etterleves, og om nødvendig, endre gjeldende rutiner og/eller utarbeide nye rutiner, for å sørge at etterlevelsen oppfyller kommunens eget regelverk.
  4. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens øvrige merknader og funn.
  5. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølging av rapporten i kontrollutvalgets møte i februar 2019.
  6. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til orientering.
     

Saksutredning
I møte 21.11.2016 i sak 25/16 bestilte kontrollutvalget en forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser mv. Prosjektplan ble lagt fram i kontrollutvalgets møte 17.2.2017 i sak 6/7. Utvalget godkjente prosjektplanen.

Forvaltningsrevisjonen tar sikte på å se nærmere på dokumentasjon og arkivering av avtaler, innkjøp og innkjøpsprosesser, tildelingskriterier og tildeling, hvordan det arbeides for å utvikle leverandører, omfang av direkte anskaffelser og innkjøp uten avtaler, organisering og bestemte interne rutiner.

Revisors undersøkelse viser at Verdal kommunes praksis vedrørende anskaffelser mellom kr 20.000 og kr 100.000 ikke er i tråd med eget regelverk. Revisors gjennomgang viser at kravet om å innhente tilbud fra tre eller flere leverandører (eller et tilstrekkelig antall leverandører) ikke etterleves i vesentlig grad. Praksis viser at to tilbydere kontaktes. Anskaffelsesprotokoll, skriftlig dokumentasjon hvis færre enn tre leverandører kontaktes og skriftlig begrunnelse for valg av leverandør benyttes i svært liten grad.

For anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 etterleves vedtatte rutiner i større grad, men ikke fullt ut.

Revisor peker på at kravet om anskaffelsesprotokoll ikke har vært fullt ut kjent i organisasjonen. Det er rådmannens ansvar at kommunens rutiner er oppdaterte og implementerte (kjent og etterlevd) i organisasjonen.

Videre påpeker revisor at dokumentasjonsplikten er ivaretatt i prosjekter over nasjonal terskelverdi, mens det er svakheter knyttet til dokumentasjonsplikten for prosjekter under nasjonal verdi.

For større anskaffelser skrives det møtereferater fra prosjektmøter, byggemøter og fra alle møter der det fattes beslutninger om anskaffelsen. Vurdering og innstilling av tilbyder i prosjekter over nasjonal terskelverdi er ifølge revisor godt dokumentert. Revisor har likefult avdekket noen mangler ved arkivering av korrespondanse også for disse anskaffelsene.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Sekretariatet slutter seg til revisors vurderinger i rapporten. Sekretariatet mener rapporten svarer til kontrollutvalgets opprinnelige bestilling og har derfor ingen merknader.

Utover revisors anbefalinger har revisor påpekt at kommunens veileder ikke er i oppdatert i samsvar med lov og forskrift.
Utvalget må på selvstendig grunnlag vurdere rapporten og om denne rapporten svarer til bestillingen. Videre må utvalget på selvstendig grunnlag vurdere forslag til innstillinge.

  
Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 19.10.2018 10:40
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Rådhusgata 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 (15:00 i juli) Åpningstid: Tlf. 08:00-15:30 (15:00 i juli) Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS