Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Kommunestyret 25.02.2019 - PS 16/19 Forvaltningsrevisjon Innherred Renovasjon

Saksbehandler : Jostein Grimstad

Arkivref : 2019/517 - /000

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Kommunestyret 25.02.2019 16/19

 

Kontrollutvalgets innstilling:

  1. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide eierskapsmeldingen i tråd med KS sine anbefalinger fra og med 2020 og samtidig sørge for å påse at eierskapsmeldingen rulleres helst hvert år, men minimum annet hvert år.
  2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide rutiner som sikrer at politisk nivå blir orientert om aktuelle saker i Innherred Renovasjon.
  3. Kommunestyret ber rådmannen legge frem en sak til behandling i kommunestyret om renovasjonsforskriften som sikrer at innbyggerne har mulighet til å få redusert gebyr for ubebodde eiendommer innen utgangen av 2020.
  4. Kommunestyret ber eierrepresentanten sørge for at Innherred Renovasjon rapporterer ensartet og med likt detaljnivå på de ulike selvkostområdende og at grunnlaget for gebyrene på de ulike selvkostområdene synliggjøres.
  5. Kommunestyret ber eierrepresentanten sørge for at Innherred Renovasjon utarbeider og oversender en etterkalkyle for de ulike selvkostområdene hvor det orienteres om prinsippene for kostnadsfordeling til kommunen.
  6. Kommunestyret ber rådmannen påse at etterkalkylen legges ved som note i kommunens årsregnskap.
  7. Kommunestyret ber eierrepresentanten sørge for at Innherred Renovasjon informerer om hvilke områder av veilederen for beregning av kommunale avfallsgebyr som ikke følges.
  8. Kommunestyret ber eierrepresentanten sørge for at Innherred Renovasjon utarbeider separate søknadsskjema for henholdsvis fritak og reduksjon av gebyr.
  9. Kommunestyret berømmer arbeidet som gjøres i Innherred Renovasjon for å møte fremtidig krav og utfordringer.
  10. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om status og oppfølging av rapporten og vedtakets punkt 1-8 innen utgangen av 2020.
  11. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til orientering.
     

Vedlegg: 

  1. Selskapskontroll IR Verdal endelig.pdf.
  2. Brev til RMN - Selvkost og selvkostberegninger
  3. Svar til Konsek - vurdering om selvkost mv. i Innherred Renovasjon IKS
  4. Fylkesmannen - svar på spørsmål om renovasjonsgebyr og vedtakskompetanse
     

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 
Ingen.

Saksopplysninger:
Kontrollutvalgets behandling 18.01.2019:

Behandling:
Knut Snorre Sandnes ba utvalget avgjøre om hans habilitet ved behandling av saken. Knut Snorre Sandnes redegjorde for forhold som kan tenkes å være av betydning for utvalgets behandling av habilitets spørsmålet.
Utvalget vurderte forholdene og fant Knut Snorre Sandnes inhabil etter fvl. § 6 andre ledd.
Knut Snorre Sandnes fratrådte behandlingen av saken. Ingen varamedlemmer var innkalt for Knut Snorre Sandnes.

Revisor presenterte rapporten til utvalget. Revisor besvarte spørsmål fra utvalgets medlemmer.

Omforent endringsforslag til punkt 3.
Kommunestyret ber rådmannen legge frem en sak til behandling i kommunestyret hvor renovasjonsforskriften vedtas i sin helhet innen utgangen av juni 2019. Dette for å ha hjemmel til å kreve inn gebyr for hytterenovasjon og for å sikre at innbyggerne får mulighet til søke om å få redusert gebyr for ubebodde eiendommer.

Vedtak:

  1. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide eierskapsmeldingen i tråd med KS sine anbefalinger fra og med 2020 og samtidig sørge for å påse at eierskapsmeldingen rulleres helst hvert år, men minimum annet hvert år.
  2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide rutiner som sikrer at politisk nivå blir orientert om aktuelle saker i Innherred Renovasjon.
  3. Kommunestyret ber rådmannen legge frem en sak til behandling i kommunestyret hvor renovasjonsforskriften vedtas i sin helhet innen utgangen av juni 2019. Dette for å ha hjemmel til å kreve inn gebyr for hytterenovasjon og for å sikre at innbyggerne får mulighet til søke om å få redusert gebyr for ubebodde eiendommer.
  4. Kommunestyret ber eierrepresentanten sørge for at Innherred Renovasjon rapporterer ensartet og med likt detaljnivå på de ulike selvkostområdende og at grunnlaget for gebyrene på de ulike selvkostområdene synliggjøres.
  5. Kommunestyret ber eierrepresentanten sørge for at Innherred Renovasjon utarbeider og oversender en etterkalkyle for de ulike selvkostområdene hvor det orienteres om prinsippene for kostnadsfordeling til kommunen.
  6. Kommunestyret ber rådmannen påse at etterkalkylen legges ved som note i kommunens årsregnskap.
  7. Kommunestyret ber eierrepresentanten sørge for at Innherred Renovasjon informerer om hvilke områder av veilederen for beregning av kommunale avfallsgebyr som ikke følges.
  8. Kommunestyret ber eierrepresentanten sørge for at Innherred Renovasjon utarbeider separate søknadsskjema for henholdsvis fritak og reduksjon av gebyr.
  9. Kommunestyret berømmer arbeidet som gjøres i Innherred Renovasjon for å møte fremtidig krav og utfordringer.
  10. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om status og oppfølging av rapporten og vedtakets punkt 1-8 innen utgangen av 2020.
  11. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til orientering.
     

Saksutredning
Selskapskontrollen i Innherred Renovasjon IKS (IR) er bestilt av kommunene Inderøy, Verdal, Levanger, Frosta, Stjørdal, Meråker, Selbu, Tydal og Malvik. Bestillingen tar utgangspunkt i den enkelte kommunes plan for selskapskontroll.

Selskapskontrollen består av en obligatorisk eierskapskontroll som er kommunespesifikk og en forvaltningsrevisjon om selvkost og dispensasjonsmuligheter fra hytterenovasjon, samt en beskrivende del om IR om et fremtidsrettet selskap.

Eierskapskontroll av IR
Kontrollutvalget ba revisor besvare følgende problemstilling:

  • Utøver Verdal kommune sitt eierskap i IR i tråd med kommunestyrets vedtak og normer for god eierstyring?
     

Revisor konkluderer med at Verdal kommune til en viss grad utøver sitt eierskap i IR i tråd med kommunestyrets vedtak og normer for god eierstyring. Revisor påpeker at kommunen ikke har utarbeidet en oppdatert og tilstrekkelig informativ eierskapsmelding og at det er lite dialog mellom eierrepresentantene og resten av kommunestyret.

Revisor anbefaler følgende:

  • Kommunen bør forbedre og jevnlig rullere eierskapsmeldingen.
  • Kommunen bør ha rutiner som sikrer at politikerne jevnlig orienteres om aktuelle saker i selskapet.
  • Kommunen bør vedta renovasjonsforskriften i sin helhet, for å sikre at innbyggerne har mulighet til å kunne få redusert gebyr for ubebodde eiendommer, hvis ikke ny renovasjonsforskrift er klar før hytterenovasjon blir operativ i kommunen.
     

Forvaltningsrevisjon av IR
Kontrollutvalget ba revisor besvare problemstillinger om renovasjonsgebyr (problemstilling 1 og 2) og dispensasjonsmuligheter for hytterenovasjon (problemstilling 3) samt å gi en beskrivelse av IR som et fremtidsrettet selskap:

  1. Er praksis for beregning av renovasjonsgebyret i IR i tråd med selvkostprinsippet?
  2. Er det fattet vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til IR?
  3. Hvilket handlingsrom har kommunene når det gjelder å gi dispensasjon fra kravet om hytterenovasjon?
     

Revisor konkluderer med at praksis for beregning av renovasjonsgebyret i Innherred Renovasjon er i tråd med selvkostprinsippet. Videre konkluderer revisor med at myndigheten til å innkreve renovasjonsgebyret er delegert fra kommunene til IR i renovasjonsforskriften.

Revisor konkluderer med at kommunens handlingsrom er enten å vedta en renovasjonsordning for kun tettbebygde strøk, eller å gi fritak fra renovasjonsavgift for enkelteiendommer etter søknad. Verdal Kommune har ikke vedtatt at renovasjonsordningen kun skal gjelde tettbebygde strøk.

I revisors beskrivelse av IR som et framtidsrettet selskap, trekker revisor frem IR jobber mot målet om materialgjenvinning på 65 prosent innen 2035 og at selskapet har i dag 48,5 prosent materialgjenvinning. Videre trekker revisor frem at IR jobber sammen med andre avfallsselskaper og nasjonale aktører for å utvikle selskapet og bransjen.

Revisor anbefaler følgende:

  • Når IR har valgt å ha ulike selvkostområder så bør disse rapporteres fullt ut som selvkostområder. Det betyr at grunnlaget for gebyrene på de ulike områdene bør synliggjøres, samt at etterkalkylen må settes opp for de ulike selvkostområdene. Det bør orienteres om prinsippene for kostnadsfordeling. Selskapet må sikre at alle kommuner får tilsendt etterkalkylene slik at disse kan legges i note i kommunens regnskap.
  • IR bør informere om hvilke områder av veilederen for beregning av kommunale avfallsgebyr som ikke følges.
  • at selskapet (IR) utarbeider separate søknadsskjema henholdsvis for fritak og reduksjon av gebyr. Dette for å gjøre det uproblematisk å vurdere om søknaden skal behandles av selskapet eller av den enkelte kommune.
     

Forhold som inntrådte etter at endelig rapport var avgitt.
Sekretariatet mottok kopi av Fylkesmannens brev til innbygger 11.12.2018. Fylkesmannen besvarte i brevet en henvendelse vedrørende renovasjonsgebyrer og vedtakskompetanse. Revisor mottok kopi av brev fra Fylkesmannen samme dag.

Dette betyr at Fylkesmannens brev og tilhørende vurderinger ikke har vært en del av rapporten fra selskapskontrollen i IR.

Kontrollutvalgssekretariatet i Levanger utformet da et brev til revisjonen med to spørsmål på vegne av alle sekretærene for de kontrollutvalgene som har bestilt denne selskapskontrollen.

Kontrollutvalgssekretariatene ba revisor besvare hvorvidt:

  1. Renovasjonsgebyrene blir beregnet i samsvar med de linjene fylkesmannen trekker opp i sitt brev.
  2. Begrunnelsene for valg av modell tilfredsstiller kravet om faglig begrunnelse.
     

Til spørsmål 1.
Revisor besvarte kontrollutvalgssekretariatene med brev datert 16.01.2019. Revisor bemerker at revisors vurderinger av selvkost i rapporten har vært knyttet opp mot relevant regelverk og veiledere, samt flere brev fra Miljødirektoratet med spesiell vekt på det siste som er datert 23.03.2018.

Revisor kan ikke se at Fylkesmannens brev motstrider det som ble avklart i Miljødirektoratets brev datert 23.03.2018. Miljødirektoratets brev fra 23.03.2018 konkluderer med følgende (uthevet skrift):
"Konklusjonen er at det er mulig å prise de samme tjenestene innad i et IKS likt for alle eierkommunene, så fremt tjenestene har samme kostnadsnivå. Imidlertid må eventuelle ekstrakostnader knyttet til enkelte kommuner spesifikk tilføres de aktuelle kommunene, og dermed medføre et tillegg i kostnadsgrunnlaget og prisberegningen. Avfallsgebyret i de ulike kommunene innad i et IKS vil derfor i utgangspunktet være ulikt."

Revisor viser videre i tilsvaret til sekretariatene til KS Bedrifts leserinnlegg i Trønder-Avisa 15.01.2019. KS bedrift viser her til at Miljødirektoratet forvalter regelverket om selvkost på vegne av staten, og i dette tilfellet har Miljødirektoratet presisert at renovasjonsgebyret i Innherred Renovasjon er håndtert i tråd med selvkostregelverket. Videre framgår det av leserinnlegget at om det skulle være motstrid mellom Fylkesmannens og direktoratets konklusjoner, er det uansett direktoratets vurderinger av gjeldende rett som bør legges til grunn.

Til spørsmål 2.
Forvaltningsrevisjonsdelen i selskapskontrollen viser at Innherred Renovasjon IKS har en modell for kostnadsfordeling i tråd med selvkostprinsippet. Kostnadsfordelingen er faglig begrunnet i eksempelvis registrering av avfallsmengder, erfaringstall og modeller for kostnadsfordeling. Kostnadsfordelingen ligger på et akseptabelt nivå sett i forhold til kostnaden med å fremskaffe data for mer detaljert kostnadsfordeling. IR har i kostnadsfordelingen gjort vurderinger når det gjelder merkostnader med en mer presis fordeling, kontra kostnaden med å gjennomføre slike fordelinger.

Revisors oppfatning er at IR sin modell for kostnadsfordeling er mer detaljert enn den er i mange kommuners egne selvkostmodeller.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Sekretariatet mener rapporten besvarer kontrollutvalgenes bestilling og anbefaler at kontrollutvalget legger den frem til behandling i kommunestyret med innstilling i tråd med forvaltningsrevisjonens anbefalinger og merknader.

Tidspunkt for gjennomføring er satt til 2020 for å gi de ulike kommuner(eiere), eierskapsutvalg og rådmenn tilstrekkelig og nødvendig tid til å gjennomføre vedtaket..

  
Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 18.02.2019 09:17
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Rådhusgata 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 (15:00 i juli) Åpningstid: Tlf. 08:00-15:30 (15:00 i juli) Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Jostein Grimstad Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS